Re: dar respuesta al foro jennifer
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Publicado: 21 de septiembre de 2010
CIA 0142 de 2009 SDIS – UNAD
Interventoría proyecto 515 IPSAN
INSTRUCTIVO DEL MANEJO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO
Dando cumplimiento a la Ley 594 del 2000 y demás normatividad que rigen laorganización documental en Colombia se establece los siguientes parámetros para el control y organización de los contratos que reposan en la interventoria.
La documentación que se recibe en los contratosson: oficios, copias de los pagos, actas, modificaciones e informes. La documentación que no tenga registro en correspondencia y deba reposar en los contratos se le entregara directamente en elarchivo.
Oficios (Correspondencia de entrada y salida)
• Se les asignan el número de la caja en la parte superior derecha.
• Se organizan por el número de caja asignada.
• Se archiva pororden cronológico, respetando el principio de orden original y de procedencia.
Copias de los pagos
• Se les asignan el número de la caja en la parte superior derecha.
• Se organizan porel número de caja asignada.
• Se archiva por orden cronológico, respetando el principio de orden original y de procedencia.
Actas
• Se les asignan el número de la caja en la partesuperior derecha.
• Se organizan por el número de caja asignada.
• Se archiva por orden cronológico en la carpeta que corresponda (inclusión, nutricios, administrativo), respetando el principiode orden original y de procedencia.
Modificaciones
• Se les asignan el número de la caja en la parte superior derecha.
• Se organizan por el número de caja asignada.
• Se archivapor orden cronológico, respetando el principio de orden original y de procedencia.
Informes
• Se descarga de la relación firmada por los componentes
• Se folia
• Se organiza poroperador según lo que haya en el momento.
• Registra en la matriz de informes para la SDIS
• Se identifica la caja (nombre del operador, comedor y numero del contrato con su respectivo año)...
Interventoría proyecto 515 IPSAN
INSTRUCTIVO DEL MANEJO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO
Dando cumplimiento a la Ley 594 del 2000 y demás normatividad que rigen laorganización documental en Colombia se establece los siguientes parámetros para el control y organización de los contratos que reposan en la interventoria.
La documentación que se recibe en los contratosson: oficios, copias de los pagos, actas, modificaciones e informes. La documentación que no tenga registro en correspondencia y deba reposar en los contratos se le entregara directamente en elarchivo.
Oficios (Correspondencia de entrada y salida)
• Se les asignan el número de la caja en la parte superior derecha.
• Se organizan por el número de caja asignada.
• Se archiva pororden cronológico, respetando el principio de orden original y de procedencia.
Copias de los pagos
• Se les asignan el número de la caja en la parte superior derecha.
• Se organizan porel número de caja asignada.
• Se archiva por orden cronológico, respetando el principio de orden original y de procedencia.
Actas
• Se les asignan el número de la caja en la partesuperior derecha.
• Se organizan por el número de caja asignada.
• Se archiva por orden cronológico en la carpeta que corresponda (inclusión, nutricios, administrativo), respetando el principiode orden original y de procedencia.
Modificaciones
• Se les asignan el número de la caja en la parte superior derecha.
• Se organizan por el número de caja asignada.
• Se archivapor orden cronológico, respetando el principio de orden original y de procedencia.
Informes
• Se descarga de la relación firmada por los componentes
• Se folia
• Se organiza poroperador según lo que haya en el momento.
• Registra en la matriz de informes para la SDIS
• Se identifica la caja (nombre del operador, comedor y numero del contrato con su respectivo año)...
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