recepción telefonica

RECEPCION TELEFONICA

EQUIPOS TELEFONICOS






En el mercado encontramos teléfonos sencillos de disco; teléfonos de teclado, con opciones de altavoz, marcación automática, memoria y música de espera, entre otras; teléfono inalámbrico con las opciones anteriores y la ventaja del desplazamiento por la oficina, sin interrumpir la llamada, el teléfono celular por medio del cual es posiblecomunicarse con una persona en cualquier lugar del país, y los denominamos teléfonos inteligentes, que responden las llamadas y si el cliente conoce el número de la extensión, vuelve innecesaria la intervención de la operadora del conmutador.
Es importante resaltar el uso de estos equipos como mecanismos para agilizar la atención a los usuarios y los clientes que requieren información de laempresa; pero jamás serán sustitutos de las personas.
Cualquiera que sea el equipo, lo importante es mantenerlo en buen estado, limpio y con el cordón desenredado; no colocar adornos, carpetas o documentos encima del teléfono.

CLASES DE TELEFONO QUE SE MANEJAN EN LA EMPRESA

TELEFONO DIRECTO:
Sirve para establecer comunicación sin la intervención de una tercera persona:
Salude, identifique laempresa, identifíquese usted y diga una expresión de cortesía.
NOTA: Si su empresa consta de varias dependencias y en su dependencia existe además de la extensión del conmutador un TELEFONO DIRECTO, conteste así:
Salude
Identifique la dependencia o sección y la empresa
Identifíquese usted.
Diga una expresión de cortesía

TELEFONO INTERNO
Sirve para establecer comunicación entre lasdiferentes dependencias. Es una extensión del conmutador. Por lo tanto, permite realizar también llamadas externas.
Para establecer comunicación interna, no necesita de la intervención de la operadora del conmutador.
Conteste este teléfono en la siguiente forma:
Salude
Identifique la dependencia o sección
Identifíquese usted.
Diga una expresión de cortesía

CONMUTADOR
Es un aparato telefónicoa través del cual se reciben llamadas externas para ser transferidas a las dependencias de la empresa o se efectúan llamadas fuera de la empresa por solicitud de algunas dependencias. Contéstelo así:
Salude
Identifique la empresa
Identifíquese usted.
Diga una expresión de cortesía

CITOFONO
Es un equipo de comunicación interna. Consta de un aparato central y tantos intercomunicadorescomo necesite la empresa.
Contéstelo así:
Identifíquese usted.
Diga una expresión de cortesía.













































GUIAS TELEFONICAS






Unas de las normas que se deben tener en cuenta con respecto a las guías telefónicas es mantener a mano los directorios telefónicos de la ciudad, las páginas blancas y amarillas yademás mantener actualizado los directorios especializados de la empresa y de la oficina.
A continuación se relacionan algunos detalles sobre las guías telefónicas:
Si no sabe el número al que se desea llamar, debe consultarse el directorio telefónico. Habrá que procurar mantener a mano los directorios telefónicos que se usan con mayor frecuencia.
Al buscar los nombres debe consultarse elíndice impreso en la parte superior de las páginas del directorio. Esta referencia, similar a la de los diccionarios, ofrece el primero y el último nombre que aparecen en la página.
El directorio telefónico también incluye la guía “clasificada” que contiene el nombre, dirección y teléfono del suscriptor, bajo la clasificación de su negocio, ya sea industrial, comercial y de servicios. Esta guía esmuy útil cuando se desea encontrar el nombre del representante de un producto, aunque no se conozca o apenas se tenga una idea del tipo de su negocio. Esta parte del directorio telefónico es bastante conocida con el nombre de “PAGINAS AMARILLAS”.
En el directorio telefónico también encontramos las tarifas para llamadas dentro y fuera del país, los indicativos para llamadas a larga distancia, la...