recepcion y envio de documentos

Recepción y envió de documentos
• PROCESOS
Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de suradicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correotradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página Web y otros. 
Recibo dedocumentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos y firmas. Constancia de recibo (sello o reloj radicador).
1. Radicación de documentos
Asignación de un número consecutivo alos documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Impresión de rótulo de la radicación. 
Registroimpreso de planillas de radicación y control.
2. Registro de documentos
Recibo de documentos oficiales. 
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos y firmas. 
Constancia de recibo. Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s),Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite. Anexos y Tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. 
Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.Establecimiento de controles de respuesta a partir de la inter-relación de documentos recibidos y enviados.


• DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los...