Recepcion

La organización del departamento de recepción varía de un establecimiento a otro sensiblemente, no es lo mismo un hotel rural que un hotel en la costa, la organización es distinta.

Factores:

• A) Tipo de establecimiento

• B) Categoría del mismo.

• C) Ubicación

• D) Tipo de clientela

• E) Grado de mecanización o automatización.

La RECEPCIÓN en realidad es elconjunto de 4 sub-departamentos que son:

• Reservas.

• Mostrador.

• Mano-Corriente o Cuenta Corriente de Clientes: departamento. de Administración y contabilidad.

• Caja

SUBDEPARTAMENTOS

TELÉFONOS

Hoy en día los establecimientos hoteleros instalan medidas individuales para cada hotel, agilizándose de gran manera el trabajo, aparte de ofrecer un servicio rápido, estecontrol automático no produce aglomeraciones en las horas punta y todas las llamadas pueden ser atendidas de forma correcta. Algunos hoteles están así mismo dotadas de megafonía, la cual se conecta a las zonas nobles más concurridas para facilitar la localización de un cliente cuando este recibe un llamada telefónica o un mensaje urgente; otros utilizan el "teletrancing" o buscapersonas, siendo esteel sistema más rápido para localizar a una persona.

Impresos del departamento de teléfonos:

Nota de cargo o vale de servicio:

Una vez cumplimentado este impreso, se envía a departamento de mano corriente para informarle de la cantidad que tiene que cargar por los servicios de teléfono, prestados a un determinado cliente. Los datos que figuran en la nota de cargo o vale de serviciotelefónico son los siguientes:

* Anagrama del hotel

* País y ciudad a donde se ha efectuado la llamada de teléfono o donde se ha enviado un fax o télex.

* Número de teléfono, fax o télex.

* Nombre de la persona comunicada.

* Firma del encargado del departamento de teléfonos.

* Nombre del cliente que efectúa la comunicación.

* Número de la habitación.

* Tiempo de duración de lallamada o envío.

* Fecha en la cual se efectúa la llamada o en el envío.

* Importancia de la llamada o envío.

* Número de orden.

RESERVAS.

Podemos definir "Reservas" como: la acción mediante la cuál una persona en su nombre, cliente o en nombre de otra, solicita el alquiler de una o más habitaciones, de características determinadas durante unas fechas concretas, contándose lasmismas por módulos de 24 horas, bajo un precio determinado de antemano.

LAS FUNCIONES DE ESTE DEPARTAMENTO SON:

• La venta correcta de habitaciones.

• El control de las ventas realizadas.

• Atender la correspondencia.

• La utilización y el control del télex, fax y arras.

LOS IMPRESOS QUE SE UTILIZAN:

La hoja de reservas suele ser utilizada en los grandeshoteles y cadenas hoteleras en vez del Libro de Reservas empleado en los pequeños hoteles.

EN ELLA SE ANOTAN ESTOS DATOS:

Fechas: día en que se hace la reserva, fecha de llegada y fecha de salida.

Cantidad y tipo de habitaciones.

Servicios contratados: habitación, habitación y desayuno, media pensión, etc.

Nombre y datos de las personas que hacen la reserva, que se van a alojar y delempleado que toma la reserva.

Observaciones: si tiene o no arras, tratamiento del cliente, descuentos, etc.

SLIP O TARJETA DE RESERVAS:

Es una pequeña tarjetita que contiene la síntesis de la reserva y se utiliza para actualizar y confeccionar el rack de reservas.

LOS DATOS QUE DEBE CONTENER SON:

• Apellidos y nombre del cliente.

• Fecha de llegada y de salida.• Cantidad y tipo de habitaciones.

• Quién ha efectuado la reserva.

Planning: Es un estadillo o gráfico que permite planificar las reservas.

LOS PLANNINGS PUEDEN SER:

a) Numéricos. Son los realizados en función del número de habitaciones.

b) Nominales. Son los realizados según los apellidos del cliente.

c) Mixtos o Numéricos-Nominales. En ellos se emplean el número de...