Recepcion

LA RECEPCION


Para comenzar empezaremos diciendo que los distintos departamentos que constituyen un hotel tienen gran importancia y no se puede destacar una mayor relevancia para uno u otro. Un hotel es una empresa de servicios, y la sincronización, coordinación y control inter departamental es lo que va a determinar, además de su categoría, su reputación a nivel comercial sin olvidar quecada departamento tiene una funciones concretas y especificas, y que igualmente desempeña un papel dentro de la organización general dentro de la empresa.

El departamento de recepción es la tarjeta de presentación del hotel. Tiene gran importancia de cara a la clientela, ya que es el primer departamento con el que el cliente tiene relación, bien sea de una forma personal a su llegada, bien através de cualquier medio de comunicación, teléfono, fax, mail, etc. si hace reserva antes de su llegada, proporciona información sobre los servicios, las instalaciones y los distintos paquetes turísticos que disponga el hotel.

La primera y última impresión son las que mayor importancia tienen para la mayoría de los clientes. La primera, debido a que el ser humano siempre se deja impresionarfácilmente por las imágenes, ésta va a predisponer a la mayoría de la clientela a favor o en contra del establecimiento según haya sido favorable o desfavorable para cada cliente.

Los profesionales de este departamento para causar una buena impresión deben estar uniformados y aseados, guardar una compostura correcta que no resulte desagradable al cliente, atendiendo con rapidez y seguridad en su trabajoa cada una de las personas que se acerquen al mostrador y siendo serviciales.
Se divide en dos partes. Mostrador (la cara visible), y caja (cara no visible)


Funciones Básicas:

· Sostener una comunicación con el huésped.

· Registro y control de ingresos y salidas del huésped (check in – check out).

· Realizar cambios de habitaciones solicitados por los clientes

· Realizarbloqueos de habitaciones, autorizados por el dto. De houskeeping.
Housekeeping remitirá a Recepción día informes diarios donde quede constatado la condición de la habitación el momento de su emisión.

· Autorizar la prolongación de estadías y realizar las reservas fuera del horario normal de atención.

· Mantener una fluida comunicación con los sub departamentos: Caja y Facturación.

· Favorecerlas relaciones inter departamentales.

· Realizar tareas de control.

Los departamentos de Recepción y Conserjería son los únicos que se encuentran disponibles las 24 horas. Donde el huésped puede solicitar información o asistencia. Es fundamental que la primera impresión que tenga el cliente sea positiva y que pueda ser asistido cada vez que lo solicite.

Cuentas maestras.

Las cuentasmaestras o folio (no es factura) se abre para anotar los gastos extras que realiza el huésped durante su estadía, antes de que se produzca el check out este folio se carga en el sistema con los datos de su habitación, tipo de habitación, cantidad de huéspedes, etc


Recepcionista matutino:

El recepcionista del turno mañana comienza su jornada laboral a las 7:00 horas. Antes de retirarse elrecepcionista nocturno debe comunicarle lo que ocurrió durante su turno, resaltando aquellas que necesiten ser tratadas y resueltas durante el transcurso del día.

Luego debe leer el Libro de Novedades, el que tiene que firmar para constatar que esta al tanto de lo que ocurrió en el turno anterior.

Seguidamente el recepcionista debe leer las reservas que ingresaran en el día dando especialatención a pedidos o requerimientos que pretende el huésped, tales como habitación en planta baja , si la debe estar preparada para discapacitados motores , habitación con una decoración especial, etc.

Si el recepcionista registra el nombre del futuro huésped en el fichero porque ya estuvo alojado en el hotel, se podrá tomar conocimiento de las preferencias del mismo.


Otras funciones:

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