Recepcion

Pre-Registro de reservaciones individuales, grupo y VIP.

El pre-registro no es más que el llenar las tarjetas de registro (Ver Anexo) con las informaciones que nos han sido suministradas por los clientes ya sea por teléfono, fax o con una llamada telefónica.

En las de grupo las habitaciones son asignadas según el rooming list que proporciona el tour operador, y losrequerimientos que especifica el mismo.

En el pre-registro se trata de obtener una garantía para poder asegurar la o las habitaciones que son solicitadas.



RESERVACIONES VIP


Toda reservación confirmada como atención especial o VIP, deberá:

➢ Detallarse en la reservación la compañía a la que pertenece el cliente y puesto que ocupa en la misma.
➢ Solicitarse vuelo y hora de llegada.➢ Ingresarse en el sistema, especificando la clasificación del cliente VIP.
➢ Proporcionar copia de la reservación a los Departamentos de Relaciones Públicas, Recepción y Gerencia División de Cuartos, como a Guest Service.
➢ En caso de que la habitación sea en cortesía, se deberá seguir el procedimiento establecido para cortesías.



CREDITOS


Las actividades de estedepartamento consiste en vigilar, extender el crédito y cobrar las cuentas incluyendo huéspedes. En este dpto. Se siguen ciertos procedimientos:

➢ Preparar la comprobación y justificación de cuentas para cancelar.
➢ Preparar/presentar al contralor las cuentas que deben cancelarse por incobrables.
➢ Supervisar el control y la apertura de cuentas.
➢ Determinar las condiciones requeridas para elotorgamiento adecuado de crédito.
➢ Chequear que las cuentas estén posteadas correctamente.

Nota: El crédito en los hoteles lo determina el departamento de Controlaría, y el mismo realiza un listado de las agencias y empresas que tienen crédito con el hotel, y su forma de pago luego envían este listado a los departamentos involucrados.




IDENTIFICACION DE HUESPEDESDependiendo del tipo de Hotel posee formas diferentes para identificar a sus clientes, entre las formas de identificación más utilizadas son las banditas (Ver Anexo) para los hoteles de playa o resorts y tarjetas para los hoteles de ciudad.

Estas son entregadas a la hora de registro de los clientes y son retiradas a la hora del check out del hotel. La identificación del huesped es su pase,ósea que para poder estar en algunas arreas del hotel los clientes deben de tener esta identificación.



CAMBIO DE HABITACIONES



En los hoteles a diario podemos observar que existen problemas en los cuales se debe de cambiar a los clientes de una habitación a otra, estos cambios son realizados por la recepción y el departamento de botones. Cuando se cambia a una persona de unahabitación a otra es importante informar a todos los departamentos como lo son Teléfonos, Guest Service, pues todos deben de estar informados del cambio que se realizó. Para realizar el cambio se llena un formulario de cambio de habitación (Ver Anexo).



Razones de los cambio de las habitaciones:

➢ Porque la habitación tiene un problema de mantenimiento que no se puede resolver.
➢Porque el cliente quiere una habitación más tranquila.
➢ Porque no fue la habitación por la cual el cliente pagó.



DISCREPANCIA



Es una situación presentada cuando el reporte de Recepción y el de Ama de Llaves no concuerdan en cuanto al estado de las habitaciones. Es decir, cuando por ejemplo recepción tiene una habitación vacante y ama de llaves la tiene ocupada. Para controlde estas discrepancias se llena un reporte de discrepancias (Ver Anexo).

Existen muchas causas por las cuales ocurre esto, entre las más comunes tenemos:

➢ Cliente Walk in: en el caso de que ocurra con este tipo de cliente, aquí recepción registraría la habitación como ocupada, sin embargo ama de llaves la registra sucia o vacía o ambas cosas.

➢ El empleado utiliza los servicios de...