Recepcion

2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

1. DEFINICION
Verificación y control que una institución debe cumplir para la recepción de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

2. ALCANCE
El presente manual de procedimiento es de cumplimiento obligatorio de todo el personal asignado a la recepción documental, como órgano de apoyo es la responsable de administrar el sistemade trámite documentario; recepcionando, registrando, clasificando y controlando el flujo de la documentación.

3. GENERALIDADES

Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

Las comunicaciones ydocumentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

* Identificación de medios derecepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros.
* Recibo de documentos oficiales.
* Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
* Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

* RADICACIÓN DE DOCUMENTOS
Procedimiento por el cual, se asigna un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas dejandoconstancia de la fecha y hora de recibo o de envió.

* Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
* Impresión de rótulo de la radicación.
* Registro impreso de planillas de radicación y control.

* REGISTRO DE DOCUMENTOSProcedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como:
Remitente o destinatario, nombre o código de la dependencia competente, nombre del funcionario responsable del tramite anexos y tiempo de respuestas.

* Recibo de documentos oficiales.
* Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
* Constancia de recibo.
* Asignación de datos conforme alartículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
* Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
* Establecimiento decontroles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.

4. DESCRIPCION

ACTIVIDADES
PROCEDIMIENTO

* Definición de medios de recepción
* Recibo de documentos oficiales
* Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
* Constancia de recibo
* Asignación de datos(acuerdo AGN060-2001 Art.2)
* Asignación consecutivo deenvíos
1. REGISTRO DE DOCUMENTOS

* Asignación de consecutivo, fecha y hora
* Impresión de rotulo de radicación
* Relación entre los documentos recibidos y enviados
* Registro impreso de plantillas de radicación y control
* Elaboración de estadisticas
2. RADICACIÓN DE DOCUMENTOS

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Párrafo 3: La correspondencia y demás formas decomunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.

Constitución política

Articulo 15

Supresión de Autenticaciones y Reconocimientos. A las entidades que integran la Administración Pública les está prohibido exigir documentos originales...