RECIBO DE DOCUMENTOS

RECIBO DE DOCUMENTOS
Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y tramitación de los documentos que llegan a la empresa. De lo contrario, es muy difícil establecerresponsabilidades por parte de las personas encargadas.
Por tanto, es necesario canalizar el recibo a través de una sola persona u oficina y establecer normas y procedimientos, que sean conocidos por losempleados de la empresa. La recepción de documentos constituye un acto jurídico y administrativo que compromete a la dependencia como tal para la realización expedita y eficiente de un trámiteinstitucional; además, en la medida en que los documentos que la dependencia capta día con día constituyen la materia prima de la infraestructura informativa institucional, la recepción de documentosconstituye también un evento con importantes implicaciones para el manejo y acceso ulterior a la información requerida por aquella. En este sentido, en la recepción de documentos oficiales deberá cumplirsesiempre con tres requisitos complementarios:

1. garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación recibida por la dependencia desde el momento de su ingreso;

2. garantizar laentrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que se encargará de su trámite; y

3. garantizar que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente, conservándolacomo antecedente para futuras decisiones y gestiones.
Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos desu radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería,correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de...