Recibo y Correspondencia

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señala
que las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos,
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuya aplicación
deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.

La gestión documental es el conjunto deactividades administrativas y técnicas
tendientes al eficiente, efectivo y eficaz manejo de los documentos desde el
mismo momento de su producción o recepción hasta la disposición final, buscando
que se cumpla el fin último de los archivos, es decir que estén al acceso y a la
consulta de todos los ciudadanos e instituciones.

La normalización es un puntoclave para establecer un programa de gestión
documental. En primera instancia la normalización en la producción de los
documentos nos dirige a determinar en que soportes se deben elaborar los
documentos, cuál será la presentación de esos soportes, de que manera se
normaliza la elaboración de los textos, etc. Es preciso indicar que existe desde elaño 1997 la Circular 002 del Archivo General de la Nación de Colombia, en la cual
se advierte sobre la posibilidad de utilizar tecnologías de punta para la producción
de documentos y la Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta
el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas
digitales.

En cuanto a la recepción y distribuciónde los documentos, estos son elementos
importantes a tener en cuenta por los archivistas para establecer los aspectos a
normalizar, ya que se debe tener en cuenta que la producción documental no solo
empieza cuando en la misma institución se generan documentos, sino incluso
cuando se reciben, lo que indica un control en la recepción y distribución, y de estamanera poder dar a los ciudadanos respuesta sobre el estado de sus trámites de
una manera diligente. El decreto 2150 de 1995 incide en la necesidad de reforzar
las oficinas de correspondencia que se identifican en su artículo 32 como
ventanillas únicas. Esto debe llevar a las entidades a que cuenten con un sistema
centralizado de correspondencia, así como con lainfraestructura básica que les
permita atender eficientemente la recepción y distribución de los documentos.

Unidades de Correspondencia

El artículo 3 del Acuerdo 060/2001 del Archivo General de la Nación de Colombia,
específica que: “las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la
unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada,
losservicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal
manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de
gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos
que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

Cuando existan regionales, deberán contar con unidades decorrespondencia en
cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la
entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la
recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de
correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización
unificado en cada entidad.
Las unidadesde correspondencia, deberán contar con personal suficiente y
debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y
controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial,
mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros,
que faciliten la atención de las solicitudes presentadas...