Recibo y despacho de documentos

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

TALLER No.7

1. Recepción:
En la Compañía tenemos la Unidad de Correspondencia por outsorcing, donde se recibe directamente ya seafísicamente , por fax o por correo certificado y se envía toda la correspondencia de la Compañía .

2. Clasificación:
Se Clasifica la correspondencia si sonoficiales de la entidad, se radican o si son de carácter personal o documentos, revistas, folletos y otros, estos no se radican pero se entrega a su respectivo destinatario.3. Apertura:
Se deja la carta o comunicación con sus respectivos anexos.

4. Radicación:
Se radica con un número consecutivo, con fecha y hora, en nuestro caso segenera un adhesivo con un código de barras que nos sirve más adelante para que nos firmen la planilla en señal de recibido.

5. Registro:
En el registro de toman todoslos datos de la comunicación y se genera el adhesivo

6. Distribución y reparto:
Existe un mensajero interno el cual realiza 4 recorridos en el día, 2 en la mañana ydos en la tarde, donde entrega y hace firmar la planilla en señal de recibido.

Como podemos mejorar el proceso de recepción y despacho de documentos:

Se debe tener enla dirección de la Unidad de Correspondencia a una persona con conocimientos en Administración documental, pues es necesario que la persona que está dirigiendo la Unidadconozca y comprenda todo lo relacionado con Gestión documental, por eso veo que no se está llevando adecuadamente todo el proceso de Correspondencia y no tienen el mismocompromiso para la parte documental.

Asi todo se manejaría mas acorde con las necesidades de la compañía, agilizando todo el proceso de correspondencia, recepción y despacho.