Recomendaciones al control interno

1. FUNCIONES DEL CONTADOR NO CORRESPONDEN A ESTE CARGO.Al verificar las funciones en vigor del área financiera observamos que el contador desempeña las siguientes funciones que no tienen concordancia con el cargo:A/ Supervisa e imparte ordenes en el área financiera, está autorizado por la Junta Directiva para firmar cheques, los cuales llevan una sola firma; y ha delegado esta función a lasecretaria del gerente financiero.Ejemplo:Cheque No. Valor Fecha Firmado Por:1303 $5.000.000 Marzo10/08 Contador1382 $18.458.256 Julio 5/08 SecretariaB/ Aprueba créditos mayores a $5.000.000 a clientes.Ejemplo:Cliente Valor CréditoAprobado Por:Pedro & Cia. $45.500.000 ContadorJJ Ltda. $60.000.000 ContadorLo anterior puede causar pérdidas de dinero, pagos no autorizados o que sea difícil detectar manejos inadecuados al tener acceso el contador a todo el ciclo contable; y la secretaria es quienrealiza los asientos contables, pudiendo también ocultar esos manejos inadecuados del disponible.Para corregir o evitar lo anterior, el contador:A/ Debe dedicarse a su función primordial que es la de revisar, resumir e informar oportunamente de la situación financiera de la empresa. La secretaria no es la persona adecuada para firmar cheques, dado que esta función debe ser encomendada a funcionarioscon altos cargos en la empresa y con capacidad de análisis y decisión y no ser delegada a otras personas.B/ Para que el control sea efectivo se recomienda que la junta directiva envíe una carta al banco especificando que los cheques a partir de la fecha llevarán 2 firmas, siempre una tipo A y una tipo B.Tipo A: Gerente General - Gerente financieroTipo B: TesoreroLa aprobación de los créditosa clientes debe ser otorgada por el Gerente Financiero quien es la persona más idónea para esta función.Discutido con: El Gerente General quien estuvo de acuerdo con esta recomendación.2. ASISTENTE DEL CONTADOR REALIZA FUNCIONES INADECUADAS PARA ESTE CARGO.Al realizar la revisión de las funciones en vigor del cargo de Asistente Contable se observa que realiza las siguientes funciones que no sonpropias de su cargo:A/ Firma cheques, autoriza pagos.Ejemplo:Cheque No. Valor Fecha Firmado Por:1455 $45.785.456 Julio 25/08 Asistente ContadorOrden Pago No. Proveedor Fecha Aprobado Por:5892 Cia Wiss Febrero 4/08Asistente ContadorB/ Autoriza la baja de cuentas incobrables y coloca el sello restrictivo de “consígnese en la cuenta del primer beneficiario”.Ejemplo:Baja de cuentas Cliente Valor Autorizado Por:Incobrables No. NI. 7852 klio S.A. ($15.563.452) Asistente ContadorNI. 8541El Mayoral ($11.526.458) Asistente ContadorLas funciones que este cargo desempeña, no son las adecuadas, se pueden presentar manejos indebidos y por consiguiente acarrear perdidas para la empresa, ya que si se aprueban los pagos, de igual forma se firman cheques y se aprueba la baja de cuentas incobrables, es un cargo que tiene acceso a todo un ciclo contable y es difícil detectarcualquier anomalía y estas funciones no son propias de un asistente ya que son funciones que deben realizar cargos con autoridad en la empresa.Con el fin de que lo anterior no suceda se recomienda:A/ Como se menciona en la recomendación No. 1, no es la persona idónea para firmar cheques; con respecto a la autorización de pagos, debe ser el Gerente Financiero quien realice esta autorización...