Reconstruccion De Libros

Que hacer cuando se pierden o destruyen los Libros de contabilidad.
En caso de la perdida o destrucción de los libros de contabilidad de una empresa, se debe proceder a su reconstrucción, dentro de los plazos y según los requisitos fijados por la normatividad contable.
Decreto 2649 de 1993. Artículo 135:
Pérdida y reconstrucción de los libros. El ente económico debe denunciar ante lasAutoridades competentes la pérdida, extravió o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.
Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravió o destrucción, tomando como base los comprobantes decontabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.
Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
Se puedenreemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.
Art. 115. Norma general sobre revelaciones. Las notas, como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros.Las mismas deben prepararse por los administradores, con sujeción a las siguientes reglas:
(…)
21. Si fuere el caso, se debe revelar la manera como se hubiere reconstruido la contabilidad.
Orientación profesional número 5. Concejo técnico de la Contaduría, 2003.
(…)
4.1.3.12 Pérdida y reconstrucción de libros
El Decreto 2649 de 1993, reglamenta y fija los procedimientos en el evento depérdida, extravío, destrucción y reconstrucción de libro, documentos y papeles de contabilidad para lo cual será necesario proceder de la siguiente manera:
Denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío, destrucción. Debe acreditarla en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, según el caso.
4.1.3.13 Forma de reconstruir loslibros
Los libros de contabilidad y registros se reconstruirán dentro de los seis (6) meses siguientes a la ocurrencia del hecho, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros, soportes de origen interno y externo, que estén debidamente fechados y autorizados por quienes intervinieron en ellos o loselaboraron, los medios electromagnéticos, comercio electrónico y las firmas digitales definidos en la ley 527 de 1999 y que cumplan los requisitos y condiciones del articulo 12 de la misma, copias grabadas, microfichas y demás instrumentos que se considere pertinente.(23)
Esta regla es aplicable para todos los entes económicos trátese de entidades comerciales o de otra naturaleza
4.1.3.14.Reconstrucción cuando no hay documentos
Cuando no se obtengan los documentos necesarios e indispensables para reconstruir la contabilidad, el ente económico, el comerciante o el afectado, debe hacer un inventario general a la fecha de la ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
Cuando se haga reposición de papeles extraviados o destruidos a través de copia que seanfacilitadas por terceros, en ella se debe dejar constancia de tal circunstancia, describiendo el motivo de la reposición.
Superintendencia de sociedades.
Concepto jurídico 220-48205 septiembre 23 de 2002
Ref.: Pérdida del libro de accionistas y de los títulos de acciones.
Distinguido doctor Benavides:
Aviso recibo de su escrito radicado con el número 2002-01-102037 del 2 de agosto pasado,...