Recopilación, Análisis Y Diseño De Formatos; Información Y Documentos

UNIVERSIDAD JUÁREZ DEL ESTADO DE DURANGO
Facultad de Economía, Contaduría y Administración
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Recopilación, análisis y diseño de formatos; información y documentos |
Administración VI |
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06/03/2012 |
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ANÁLISIS DE LAS FORMAS
* Formas
Una forma es cualquier documento impreso destinado a que en él se anoten datos, o para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamientode datos. J.Barrios
Un objeto que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable. Gibbs Meyers
* Análisis de formas
El análisis comienza con la recolección de información (antecedentes, manuales de procedimientos), enseguida se procede al análisis de las formas evaluando las necesidades de información, determinando el método más eficiente paraobtener información y especificando la secuencia
La aprobación y aplicación es función del analista de sistemas. Las formas impresas son un elemento clave en el desarrollo de sistemas de información.
El analista de sistemas se preocupa por el análisis de las formas, ya que con ellas se puede:
1. Mejorar la eficiencia de los procesos de información.
2. Simplificar el adiestramiento depersonal.
3. Efectuar controles por parte de administración.
4. Proporcionar un medio eficiente para registrar y llevar datos considerados insumos del sistema de información.
* Principios para el análisis
Únicamente se pueden obtener formas eficientes mediante el análisis lógico y un diseño cuidadoso. La fase del análisis se enfoca en tres áreas específicas:
1. Evaluación dela necesidad de información
2. Determinación del método más eficiente para obtener la información necesaria en la forma
3. Especificaciones de la secuencia de procesamiento de información
* Procedimientos para el análisis
1. Comienza por que el analista obtenga información sobre formas mediante cuestionarios, entrevistas a originadores, usuarios y directivos
2. Alas formas se les asignan clasificaciones, de acuerdo a la actividad a la que pertenecen
3. Dentro de cada actividad, las formas se dividen en funciones
4. Las formas también deben clasificarse en: formas generales, formas de oficina, etc.
5. Se puede elaborar una lista con formas comunes y únicas para desarrollar formas tipo que sustituyan a las formas similares en uso.
*Preguntas para el análisis
* ¿Cuál es el objeto de la forma?
* ¿Se necesita realmente la forma?
* ¿Se requieren todos los conceptos que aparecen en ella?
* ¿Puede combinarse la forma con otras diferentes?
* ¿Requieren mejoramiento los procedimientos relacionados?
* ¿Cómo puede facilitarse la escritura de la forma?
* ¿Puede hacerse algo para mejorar la eficiencia alarchivar? ¿Cuál es el costo de las formas?
DISEÑO DE FORMAS

* Objetivo del diseño de formas:

* Suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de la información administrativa.
* Determinar como disponer y presentar la información.

El diseñador integra las necesidades de quienes llenan la forma, así como de quienes la procesan.

* Principios útilespara el diseño de formas eficientes y efectivas:

1. Cuanto mas simple sea el diseño de la forma, más sencillo será llenarla.
2. La secuencia de los conceptos de la forma deberán ser lógica.
3. La cantidad de escritura debe ser mínima.
4. Las características de todos los dispositivos usados para el procedimiento de datos, deben aprovecharse al máximo.
5. La disposiciónresultante debe tener un buen efecto visual.
6. Normalicen

Las formas deben estar diseñadas de modo que sea fácil para quienes las usan para proceder correctamente al basarse en ellas; necesitan ser fáciles de llenar, leer, procesar y desechar.
Las formas deben contar con el espacio suficiente para los datos.

* Requisitos elementales para diseñar una forma
1. Debe proporcionar la...