RECOPILACIÓN DE INFORMACION


TÉCNICAS PARA RECOPILAR INFORMACIÓN

1. La entrevista

Dentro de las técnicas utilizadas para recopilar información, las entrevistas ocupan un lugar preponderante en consideración con el tiempo que ocupan y el objetivo que tienen. Por lo general, son la mayor fuente de información del analista. La entrevista es una forma de conversación, no de interrogación.

Durante la entrevista elanalista no se limita solo a informarse de los puntos que le interesan, sino que además aprovecha la oportunidad para explicar su trabajo a los usuarios y crear un clima sociológico favorable.

Para llevar a efecto una entrevista se deben realizar una serie de pasos y cumplir una serie de reglas para poder asegurar el éxito de la misma.

Los distintos pasos que se deben realizar son:

1.Preparación
2. Ejecución
3. Recapitulación

a) Preparación

Se debe coordinar con el usuario la fecha, la hora y el lugar.
Se debe garantizar la privacidad, evitar las interrupciones y disponer de un tiempo adecuado.
Se deben de obtener criterios previos acerca de las personas que se van a entrevistar para poder desarrollar una conversación más natural.
Se deben preparar cuidadosamente laspreguntas a realizar o la guía de la entrevista.

b) Ejecución

Se debe ser correcto y no preguntar cosas que se pueden obtener por otras vías a menos que se desee comprobar algo.
El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa.
Se debe ser puntual, identificarse y explicar los objetivos de la entrevista
Se debe prestar la máximaatención durante el desarrollo, crear un clima favorable, evitar caer en discusión con los usuarios, no hacer criticas, utilizar una terminología adecuada, no adelantarse a ningún criterio ni opinión de los usuarios y mucho menos sacar conclusiones instantáneas sobre la información recibida.
Diferenciar entre los hechos y las opiniones, entre la actividad o función que realiza y el como la realiza,tratando siempre que la información recopilada sea lo mas objetiva posible.
Evitar que la entrevista sea larga o se convierta en inoportunas por razones imprevistas, si esto ocurre se debe posponer.
Al despedirse se debe mostrar agradecimiento y dejar coordinado otro posible encuentro.
Al final se debe hacer una pequeña recapitulación de la información recopilada para verificar los hechosregistrados.

c) Recapitulación

Se deben revisar las notas para reordenarlas y organizarlas por temas, pasarlas en limpio y comprobar que no existan contradicciones.
La recapitulación de las entrevistas se hace en el modelo "Registro de Acuerdos y Observaciones”


Entrevistado: Juan Perez (Jefe de Almacén) Fecha: 3 de Marzo
Entrevistador: Ana GarcíaTema: Realizar un Sistema

Objetivos de la Entrevista:
Obtener requerimientos del usuario para realizar un sistema de calidad.

1. ¿Cuál es su opinión del sistema de computadora actual?
2. ¿Cuáles son algunos de los problemas que experimenta para recibir información a tiempo?
3. Describa el proceso de almacén.
4. ¿Qué reportes genera en un mes?
5. Liste sus dosprioridades máximas para el departamento de almacén?
6. ¿Tiene comunicación automatizado con los demás departamentos?
7. ¿Qué espera del nuevo sistema a implantar?

2. El Cuestionario.

Los cuestionarios constituyen la única forma posible de poder relacionarse con un gran número de personas para conocer varios aspectos del sistema, sin tener que estar presente.

Los cuestionarios como mediopara recoger opiniones o hacer encuestas pueden ser de gran utilidad si se usa en forma adecuada, o sea, si se aplican en una situación especifica para la cual fueron diseñados especialmente y además este diseño reúne una serie de requisitos.

Hay dos formas de cuestionarios: abiertos y cerrados.

Abiertos: Se utilizan par recoger sentimientos, opiniones, referencias.

Cerrados: Limitan...