Records management gestion documental

Antecedentes gestión documental en estados unidos) Records management

Records Management es una disciplina que estudia el tratamiento adecuado en las organizaciones a ciertos activos de información denominados Records, término que no tiene traducción correcta al español.
Un record es un activo de información, digital o en papel, que refleja la historia o memoria de la organización respecto asus actividades. Ejemplos de estos activos son facturas, pedidos, documentos contables, actas, correo electrónico, etc.
Dichos activos se caracterizan por:
No deberían ser alterables una vez creados.
Existe algún tipo de exigencia legal o corporativa para que sean conservados durante un periodo mínimo de tiempo.
Tienen valor para la organización.
La mayoría de los records tienen forma de documento,en papel o en formato digital, motivo por el que esta disciplina está íntimamente asociada a la de gestión documental.

Diferencias de terminología entre el inglés y el español
Debido a diferencias filosóficas y semánticas entre los modelos administrativos anglosajones y latinos, se mantiene hasta el día de hoy una cierta tensión entre las nociones de gestión documental y la archivística, como side cosas muy diferentes se tratase. Por un lado, en español no existe una palabra del todo equivalente al concepto de record inglés, que cubre todo aquello que documenta algo. En español usamos el término "documento de archivo", que es más pobre en significado. Cuando en inglés se dice Records management se está refiriendo a la gestión documental de documentos de archivo específicamente. Pero porotro lado, en inglés la palabra archive significa casi invariablemente "archivo histórico", mientras que en español el "archivo" se entiende en sus varias fases: archivo corriente o de gestión, archivo administrativo o intermedio y, finalmente, el archivo permanente o histórico.

Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en los países hispanohablantes y lusófonosal menos, de creer que la archivística se aplica sólo a los archivos históricos, o que el ' se refiere a la gestión de cualquier tipo de documentos. En la realidad, no es así: La archivística cubre el records management y la gestión de archivos históricos también, mientras que la gestión documental es más amplia que el records management ya que se puede aplicar a cualquier tipo de documentos, nosólo a los administrativos o de archivo.
La gestión documental fue siempre una necesidad un problema para las organizaciones, representando gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de conservación, tiempo dedicado a la organización y búsqueda de documentos, duplicaciones, gastos de fotocopias, fax, etc.
La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultarde forma frecuente la información archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento. mas informacion consultal con el Ing. jaynor
Servicios de gestión de registros (RM), también conocido como gestión de lainformación de registros o RIM, es la práctica profesional o disciplina de controlar y gobernar lo que se considera que son los discos más importantes de una organización a lo largo del ciclo de vida de los registros, que incluye desde el momento estos registros son concebidos a través de su eventual disposición. Este trabajo incluye la identificación, clasificación, priorización, almacenar, asegurar,archivar, preservar, recuperar, el seguimiento y la destrucción de los registros.
El propósito de la gestión de documentos forma parte de las actividades más amplias de una organización que se asocian con la disciplina o campo conocido como Gobierno, Riesgo y Cumplimiento (o "GRC") y se refiere principalmente a la evidencia de las actividades de una organización, así como la reducción o...