Recuperacion De Cartera

10 pasos para una recuperacion de cartera eficiente

El contar con una política de recuperación de cartera es síntoma de buena organización en una empresa, sin importar el tamaño de la misma.

Pero no tan solo es bueno tenerlas, lo importante es aplicarlas y aun mas, saberlas aplicar, es decir, hacerlo en el orden que corresponda, sin brincarse pasos que puedan ocasionar que la cuenta sepierda en lsu totalidad.

A continuación se detallan diez pasos para lograr una efectiva recuperación de las cuentas por cobrar:

Paso 1: Llamada telefónica para averiguar el nivel de satisfacción del cliente

Es más probable que un cliente insatisfecho se retrase en sus pagos. Estas llamadas cordiales le permiten averiguar si ha podido satisfacer las necesidades del cliente. Al final de estasllamadas, mencione que recibirán la factura correspondiente dentro de poco y haga hincapié en la fecha de vencimiento de dicha factura.

Cuándo: tres días después de haber entregado su producto o haber prestado su servicio, pero antes del vencimiento correspondiente.

Paso 2: Primer aviso de vencimiento

Éste es un cordial recordatorio de que se ha vencido el plazo para un pago determinado.Usted supone que el cliente se ha descuidado, ha olvidado o ha perdido la factura y que la pagará al recibir este gentil recordatorio. Un método bastante común es enviar una copia de la factura sellada como "vencida".

Cuándo: diez días después de vencer la factura.

Paso 3: Segundo aviso de vencimiento

Otro gentil recordatorio para que el cliente compruebe que existe un pago pendiente. Esteaviso puede hacerse mediante una carta con una copia adjunta de la factura correspondiente. Mantenga un tono cordial y no amenazante. Por ejemplo:

Estimado Sr. ____________

Recientemente le enviamos una notificación de cuenta vencida. Ante la posibilidad de que dicho documento se haya extraviado, adjuntamos otra copia de la factura en cuestión. Le agradeceremos regularizar su situación depago hoy, para mantener operativa su cuenta.

Atentamente,
Cuándo: 10 a 15 días después del primer aviso de vencimiento/20 o más días después de la fecha de vencimiento de la factura.

Paso 4: Primera llamada de cobro

Luego de los avisos de vencimiento, recurra a una llamada telefónica para averiguar si existe un motivo por la falta de pago. Por ejemplo, es posible que el cliente no estésatisfecho con su producto o servicio o que enfrente problemas de flujo de caja. Sea cortés, pero trate de obtener un compromiso de pago. Prepárese para todo tipo de excusas. Por ejemplo, si el deudor dice que ha despachado el cheque, pregunte por la fecha y lugar de dicho envío a fin de establecer cuándo debería recibirlo.

Cuándo: 7 a 10 días después del segundo aviso de vencimiento/27 o másdías después de la fecha de vencimiento de la factura.

Paso 5: Primera carta de cobro

Mantenga el tono de esta carta al mismo nivel de cordialidad y franqueza que la primera llamada telefónica. Confirme por escrito lo que se habló en la llamada y recuerde al deudor el compromiso de pago que adquirió. Por ejemplo:

Estimado Sr. ____________

La presente tiene por objeto confirmar nuestraconversación del [Fecha]. Tal como acordamos, esperamos el pago total de su obligación. En consecuencia, le agradeceremos regularizar su situación mediante el envío del cheque correspondiente el día de hoy.

Atentamente,
Cuándo: inmediatamente después de la primera llamada telefónica de cobro/28 o más días después del vencimiento de la factura.

Paso 6: Segunda llamada de cobro

Para estafecha, la obligación tiene entre 30 y 40 días de vencimiento. Mantenga su cordialidad, pero solicite el pago inmediato de la cuenta con determinación. Intente encontrar una solución para los problemas de pago. Si el deudor no puede pagar de inmediato, logre que se comprometa con otra fecha de pago.

Cuándo: diez días después del envío de la primera carta de cobro/38 o más días después del...