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PLANIFICACION DE COMPRA
La planificación de las compras ayudará a conseguir los objetivos estratégicos de la institución, conseguir precios más competitivos, efectuar compras oportunas y aumentarlaproductividad de la organización. Además, una adecuada planificación sirve para guiar, controlar y transparentar los gastos, aspecto clave para las instituciones del sector público.
Planificar lascompras significa definir qué necesita la organización, cuánto y para cuándo lo necesita, dentro de un período de tiempo determinado. Además en la planificación se identifican los proveedorespotenciales de cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc.
También se programan con anticipación las compras requeridas, lo que permiteorganizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento.
La planificación de las compras puede ser entendida como un proceso de tres etapas:
Levantamiento de requerimientos
Paraplanificar las compras, en primer lugar, es necesario saber qué se va a necesitar durante el próximo período. Es muy probable que muchos de sus requerimientos se repitan año a año. Por ejemplo, lasnecesidades de papel, artículos de escritorio, combustibles, servicios de limpieza, mantención de vehículos, etc. se mantendrán
relativamente constantes período tras período.
Programación de lascompras
Con la información recogida y sistematizada en la etapa de levantamiento de requerimientos se deberá definir el mecanismo que se utilizará para adquirir los bienes y servicios que se esperaadquirir.
Una vez que se ha definido de qué modo se comprarán o contratarán los bienes y servicios debemos programarlos de manera de asegurar su provisión en las fechas que se requerirán. Para esto esfundamental tener en cuenta los tiempos que se requieren para realizar cada uno de los procesos de compra y contratación.
Control y seguimiento de la ejecución del plan.
El seguimiento del Plan de...