Recursos Humanos

Objetivo:
• Constituir un centro de información disponible en todo momento. La documentación de una empresa frecuentemente es consultada como base de nuevas transacciones; por esto debe guardarseen un lugar determinado, con el fin de proporcionar oportunamente cualquier información que se requiera.

• Asegurar una perfecta conservación de los documentos. Toda documentación debe permanecerdentro de las máximas medidas de seguridad para que no se deteriore por la acción de la humedad, fuego, aire,... y evitar su pérdida.

• Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta einformación. Si los documentos están bien archivados, no se pierde tiempo al buscar el documento solicitado, y se proporcionan los datos en forma oportuna.

• Mantener en reserva, bajo seguridades especialeslos documentos legales como contratos, escrituras, etc. Y los de constitución y funcionamiento de la empresa.

Fin:
 Disponer de la documentación organizada
 Uso de la administración en elservicio al ciudadano
 Como fuente de la historia
 Registro de la historia institucional



Método:
Hay 2 tipos de métodos:

 Método manual: Hay varios sistemas relacionados al métodomanual:
 Guía telefónica…
o Sistema alfabético – se busca el nombre de una empresa por orden alfabético.
o Sistema por asunto – en las páginas amarillas: médicos, abogados, etc.

 Sistema de archivonumérico… instituciones bancarias, para archivar cheques, facturas, etc.

 Método computarizado:
 Existe una variedad de sistemas y programas de computadoras diseñados específicamente para elmanejo de la información.
o ACCESS
o DBASE, etc.

 Los programas de base de datos pueden utilizarse para mantener información de:
o Empleados y computar la nómina
o Productos o piezas y obtenerel inventario
o Las ventas a crédito y preparar las facturas de los clientes


Principios y normas:
¶ Principio de procedencia: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al...