Recursos Humanos

Edad y siglo de vida de los documentos
Consta de 5 etapas:
1. Creación y recibo
2. Archivo y protección
3. Utilización
4. Remisión o transferencia
5. Eliminación

1.Creación y recibo:
El número de documentos de una empresa; una firma comercial crea cientos de documentos al día: cartas, cheques, estados de cuenta.
Documentos que recibe la empresa: facturas, catálogos,cartas de pedido.

2. Archivo y protección:
Cuando se tiene un documento se deben tomar medidas para protegerlos y guardarlos durante el tiempo de su vida útil.

3. Utilización:
Losdocumentos existen para ser consultados y otros no solo permanecen guardados para diferenciarlos se necesita conocer la organización, sus fines, actividades…

4. Remisión o transferencia:
Es cuandoun documento no se utiliza diariamente deben ser sacados de los archivos porque interfieren en el empleo eficiente de los archivos de Gestión. Se deben extraer y ser colocados en archivos inactivos.5. Eliminación:
Son los documentos que dejan de ser útiles y deben ser destruidos.

Clases de Archivo

1. Archivo de Gestión:
Son los archivos de oficina que están encargados de reunir,conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad, que forma su prearchivalía y que este organizada por: cartas, informes,memorandos, expedientes, facturas…
A estos documentos también se les llama prearchivalía.
L a prearchivalía son los documentos que se encuentran en gestión.
Usualmente comprende documentos producidosen los últimos 5 años.
2. Archivo Central:
Es el archivo que centraliza documentación tramitada de varias o de todas las oficinas de una entidad. E utiliza por parte de la oficina productora comoantecedente, o para probar derechos a mediano o largo plazo.
La ley 7202 los define como “unidades que deben reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar...