Redacción De Correspondencia

Guatemala

Instituto Nacional de Administración Pública

MÓDULO

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Estructura y Redacción de Documentos
“Redacción de Documentos Oficiales“

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Índice
03 04 05 05 05 07 07 09 10 11 12 18 Introducción Cartas Membrete Fecha de la carta Destinatario Ejercicio No. 1 Vocativo, tratamiento o saludo Introducción de la carta u oficio Cierre o despedida de la carta Antefirma AditamentosCondiciones que deben tomarse en cuenta para redactar una carta Introducciones, frases y despedidas anticuadas Ejercicio No. 2

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Módulo 1 | Redacción de Documentos Oficiales | Instituto Nacional de Administración Pública -INAP- | Guatemala, Centro América | 2011

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Introducción
Este módulo pretende dar a los participantes del curso las herramientas necesarias para elaborar yredactar adecuadamente cartas y oficios. Por lo tanto, cuando se dice “estructura” nos estamos refiriendo a “armazón” o “composición”, o sea, las diferentes partes de que consta una carta o un oficio.

En este módulo inician profundizaremos sobre la existencia de documentos oficiales, su clasificación e importancia, como iniciaremos conociendo la importancia, uso, contenido de las cartas oficiales ylos diferentes estilos.

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Estructura y redacción de documentos
CARTAS
La carta se usa para la correspondencia familiar, comercial, militar, eclesiástica y diplomática; mientras que el oficio se usa para la correspondencia oficial, o sea, la que seintercambia entre funcionarios que laboran en la Administración Pública y usuarios de los servicios que las instituciones públicas prestan a la ciudadanía. Entonces, se puede decir que “oficio” es una carta que circula dentro de las instituciones gubernamentales y tiene ciertas características que difieren de una carta. La primera característica es que el destinatario se coloca después de la firma, yla segunda es que los oficios que egresan de las oficinas públicas deben ir foliados o numerados porque siempre se lleva un “libro de conocimientos” o un “correlativo o registro de archivo” que permite darle control y seguimiento a la correspondencia de salida. Los oficios que ingresan en recepción de las instituciones de gobierno son recibidas, selladas y numeradas (con un correlativo de ingreso,fecha y hora); posteriormente, se clasifican y distribuyen a las unidades, direcciones o departamentos correspondientes que deben atender cada petición u oficio. A continuación vamos a identificar las diferentes partes de una carta u oficio, y luego, estudiaremos los variados estilos que podemos usar para enviar cartas. En la estructura de las cartas, vamos a mencionar sus partes en orden deaparición:

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MEMBRETE
Es la identificación de la institución, su logotipo, lema, dirección, teléfonos, correo electrónico y otros datos relevantes para la entidad.

FECHA DE LA CARTA
Lo constituye el nombre de la ciudad o lugar geográfico desde dondeenviamos la carta, seguidamente por una coma y el día, mes y año. El mes siempre se escribe con minúscula, de acuerdo a las disposiciones de la Real Academia Española; y que en adelante, la identificaremos por RAE. Asimismo, antes del año se escribe “de” y no “del”, y el o los años se escriben sin coma. Ejemplo: de 1998 o de 2010.

Guatemala, 10 de septiembre de 2010 Escuintla, 4 de mayo de 2000Huehuetenango, 9 de abril de 1998 San José, Costa Rica 2 de enero de 2010

DESTINATARIO
Son todos los datos que se escriben de la persona a la cual le vamos a enviar la carta, datos que faciliten la identificación de la persona, el cargo, la oficina, la dirección o ubicación y el nombre geográfico donde se encuentre. Ejemplo: Señor José Andrés Guirola Ortiz 7ª. Avenida 0-34, zona 1 Ciudad de...