Redacción de Informes

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Gabriel Olamendi

Cómo redactar
Informes
y Dossieres
de Empresa
Las personas al escribir nos enfrentamos a un gran esfuerzo intelectual de concreción
y a unas ciertas dudas:
• ¿Entenderán lo que quiero decir?
• ¿Son suficientes y claros los argumentos que he escrito?
• ¿Suponen un esfuerzo comprender lo que expongo?
Cuanto más claros y simples son losescritos internos y externos, mejor funciona
el equipo de personas, y por tanto, la organización.

1.- FUNCIONES Y OBJETIVOS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA

A la hora de escribir, nuestra comunicación debe cumplir alguna de las funciones
siguientes:
a) La primera es la función de informar también llamada referencial, donde básicamente
el objetivo del texto es comunicar con objetividad y neutralidadcualquier tipo
de información, hechos o circunstancias de forma descriptiva.
b) La segunda función que puede desempeñar la comunicación es la expresiva,
donde el autor trata de influir de forma emotiva en el receptor, manifestando
sus sentimientos por las causas que dan origen al escrito.
c) La tercera función es la apelativa donde el objetivo principal del comunicado es inducir
al receptormediante ruegos u órdenes a que tome conciencia o pase a la acción una vez
ha prestado atención al contenido.
Una correcta elaboración de la comunicación escrita tiene estas importantes
ventajas:
1.- La gestión es más eficaz porque ahorra tiempo y evita errores:
• Si los responsables de la elaboración de textos disponen de facilidades y modelos,
los textos son fácilmente comprensibles yalcanzan sus objetivos.
• Esto permite a la organización un ahorro de problemas, de tiempo y de dinero.
2.- Se consigue la fidelidad de los Clientes, porque están contentos con el trato recibido:
• Los textos son parte integrante de la imagen externa e interna de la Empresa.
• En un texto podemos detectar fácilmente signos de descortesía, negligencia
e ineficacia, o bien de amabilidad, cuidado yeficacia.
• Un texto puede inspirar actitudes de rechazo o de interés en el destinatario.
Por eso, deben elaborarse con atención y ateniéndose a ciertos criterios
de homogeneidad.

Cómo redactar Informes y Dossieres de Empresa

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3.- Se logra más competitividad:
• Los Clientes exigen información transparente y un trato de calidad. La competitividad
entreEmpresas ha llegado a ser tan agresiva que cualquier detalle se convierte
en un factor diferencial.
• El Cliente siempre prefiere un servicio o producto que se le dirige en su lengua
con un estilo claro, elegante y cordial.
• Una Empresa moderna debe dar una imagen adecuada a través de sus escritos.
Y no sólo en cuanto a la calidad literaria de los mismos, sino también en la presentación
formalde los textos.
• A tal fin, es conveniente echar mano de ciertos recursos con el objetivo de destacar
y clasificar claramente la información (cuadros, columnas, filas,...).
Orden de las ideas para una comunicación eficaz
A veces, con los objetivos perfectamente determinados, ocurre que "tenemos las
ideas, pero no sabemos cómo ordenarlas para que nuestro comunicado sea eficaz".
La soluciónpasa por ordenar dichas ideas, mediante el diseño de un plan
estratégico. Vamos a verlo:
• ¿Qué quiero comunicar?. Básicamente en esta primera fase debemos establecer
el contenido del mensaje, es decir los objetivos.
• ¿Qué tiempo consideramos que tendrá utilidad dicha información?
• ¿Qué datos consideramos como imprescindibles?. Datos de suma importancia
y datos complementarios.
• ¿Por quélo quiero comunicar?. Son los motivos que nos impulsan a informar
y cuáles las consecuencias que se pueden originar al hacerlo.
• ¿A quién lo voy a comunicar?. Es importante determinar exactamente el receptor
de nuestro mensaje, ya que ello obligará a enfocar el contenido de nuestro escrito
(argumentario), en la forma que más pueda impactarle.
• ¿Cómo lo comunico?. Es el canal a utilizar. La...