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Redacción de Documentos
Administrativos

Redacción de Documentos
Administrativos

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INTRODUCCIÓN
El ser humano, en el uso cabal de sus facultades, crea
constantemente pensamientos que modifican y transforman
otros establecidos en etapas previas; asimismo, tiene la
tendencia natural de comunicar esta nuevas ideas afectando
otrasarraigadas en el inconsciente colectivo.
Todo lo que ocurre a los seres humanos, aún antes de ser
expresado o bien ser meramente una idea, se formula en la
mente a través de símbolos y signos cuya concreción se da en
la palabra, porque tiene a la mano este valioso instrumento para
expresar lo que quiere de sí, del mundo material y del mundo
de los sentidos.
La comunicación pasa del rango del habla auna efectiva
transmisión de mensajes cuando la aplicación del lenguaje
(hablado, escrito, gestual) es apropiado, oportuno,
considerando que además del lenguaje común y de los
significados que deben ser compartidos tanto por el emisor
como por el receptor, entran en juego otros factores como el
tiempo, el lugar, el conocimiento sobre el tema, etcétera.
Cuando la comunicación se da entre dospersonas físicamente
presentes, existe la oportunidad de poder aclarar cualquier
situación que resulte obscura para alguna de ellas, volviéndose
más complicadas cuando crece el número de participantes; más
difícil aún se vuelve la comprensión cuando el tema eleva su
nivel de complejidad, de acuerdo con la cultura, competencia,
asunto o de los tecnicismos empleados de acuerdo a cadaespecialidad.
Ahora bien, si aunamos a lo complejo que pudiera ser el tema a
tratar , la distancia entre comunicadores, tendremos como
resultado la necesidad de plasmar lo que se quiere decir de la
forma más clara y sencilla posible a fin de facilitar el propósito
de la comunicación.

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1. EL FONDO Y LA FORMA
Para que sea efectiva y funcional lacomunicación escrita se
deben atender los aspectos de fondo y forma:

EL FONDO.- Es la parte medular de la comunicación con la
cual se desplaza el mensaje por transmitir
Con palabras y signos podemos sustituir las expresiones y
tonos que manifestemos en la comunicación verbal presente.
Como en este aspecto es realmente importante la intención del
comunicado es verdaderamente necesarioconsiderar las
respuestas que se den a las siguientes interrogantes.
¿ Cuál es objetivo del mensaje?
¿Qué se va a comunicar?
¿Para qué?
¿Porqué?
¿A quién?
¿Cuándo?
¿Dónde?
La consciente y precisa respuesta a cada una de las preguntas
anteriores nos permitirá enfocar con claridad nuestro
comunicado facilitando el ¿Cómo?

LA FORMA.- Podemos definirla como la manera adecuada
de vestir lo que sequiere decir, sin afectar la intención o fondo.
Retomando las preguntas sobre el fondo se puede considerar:
Objetivo: Obedece a la necesidad de emitir o responder un
mensaje ¿ Qué es aquello que se quiere comunicar?
Con las referencias anteriores tendremos elementos suficientes
que permitan esbozar, dentro de un marco definido, el
pensamiento por transmitir usando el vocabulario idóneo alasunto por tratar. En este momento se puede incluso
pronosticar la respuesta por parte del receptor, permite
recaudar ese primer esbozo tantas veces como sea necesario
al vislumbrar el impacto que pretendemos causar, hasta llegar
al escrito definitivo.

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Al hablar de la forma y equipararla con el atuendo del fondo, se
intenta ejemplificar laimagen que se desea causar en otros. El
estilo formal y funcional que implica claridad y sencillez en el
uso de términos es que se considera apropiado para la fluidez
de información escrita con carácter oficial. Aún cuando las
palabras “elegantes” o rimbombantes están fuera de uso, es
preciso mantener una clara línea de respeto que no se
contraponga con la madurez profesional o el trato o...