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Módulo III
El Archivo y las Nuevas Tecnologías
1. Gestión electrónica de documentos en oficinas:
Un sistema de Gestión Electrónica de Documentos (GED) es un software que, mediante una serie de estructuras clasificatorias, permite organizar toda la información de la empresa (tanto la que procede de archivos físicos en papel como la contenida en ficheros automáticos) permitiendo sulocalización en forma precisa e inmediata.

Para que la implantación del sistema resulte exitosa, es necesario contar con los conocimientos de profesionales que le asesoren en la fase de definición de las estructuras en las que posteriormente organizará toda la información.

Los objetivos de la implantación de un sistema de GED son:

• Simplificar el archivo de documentos, eliminando todos aquellos queno tengan valor legal (lo que proporciona un gran ahorro de espacio en nuestras oficinas)
• Mejorar la forma de organizar y recuperar la información
• Evitar lo no esencial y la información duplicada
• Proporcionar el cuidado adecuado de los documentos originales
• Almacenar a bajo costo los documentos.





2. Gestión del sistema de archivo:
Un sistema de gestión de archivos es elSoftware que proporciona a los usuarios y aplicaciones servicios para el uso, acceso y control de accesos, tanto de archivos como a directorios.

-Objetivos

Garantizar que la información del archivo sea válida.
Optimizar el acceso a los archivos.
Proveer soporte E/S a gran variedad de dispositivos de almacenamiento.
Entregar los datos que el usuario pide.
Minimizar o eliminar una potencialpérdida de datos.
Proveer un conjunto estándar de rutinas E/S.
Proveer soporte de E/S a múltiples usuarios.

-Funciones de la gestión de archivos.

Identificar y localizar un archivo.
Usa un directorio (como un directorio telefónico) para describir la ubicación y atributos de un archivo.
Controla el acceso de varios usuarios a los archivos.
Bloquea el uso de archivos.
Ubica archivos enbloques libres.
Administra el espacio libre.

3. Soportes documentales y tecnología de información:
SOPORTES DOCUMENTALES: PAPEL, MICROFORMAS, SOPORTES, MAGNÉTICOS Y ÓPTICOS
Desde su introducción en el siglo XII el papel ha constituido el soporte de los documentos administrativos y ha permanecido incontestado durante cerca De ocho siglos. Sin embargo, el desarrollo y la expansión de lossistemas Informáticos durante la segunda mitad del siglo XX ha planteado un nuevo horizonte Administrativo denominado como oficina sin papel, que aun estando mías En el terreno del deseo que de la realidad, se plantea como un objetivo razonable A medio plazo.
-Papel:
El papel, soporte por antonomasia, ha evolucionado a lo largo del tiempo. En su composición y en las formas de elaboración, en unproceso que lleva Aparejados difusión y calidad en relación inversamente proporcional. Hasta Mediados del siglo XIX la materia base en su elaboración ha sido el trapo, y Por consiguiente la fibra vegetal (lino, cáñamo). Este tipo de papel está Formado por celulosa al cien por cien, junto con el apresto de cola (vegetal o Animal) y una pequeña reserva alcalina, que le dan consistencia; es el papelArtesanal, grueso, estable por su naturaleza alcalina, muy resistente al paso Del tiempo y a los factores medioambientales. Sin embargo, ya desde el siglo x, la progresiva difusión de lo escrito y la necesaria respuesta a esa demanda Llevo a emplear trapos de color en su fabricación, sometiéndolos a procesos de Blanqueado mediante el empleo de productos clorados; de otro lado, los aprestosNaturales fueron sustituidos por otros de tipo químico como el alumbre, lo que Dio lugar a un tipo de papel mías nacido y de fibra menos resistente, lo que Redunda en perjuicio de su estabilidad. Mediado el siglo XIX, al paso que el proceso de fabricación se mecaniza, La madera sustituye al trapo como elemento base de un compuesto con menos Celulosa y mías impurezas, sometido a tratamientos químicos...