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Edición n.º 23 / Mayo de 2009

Definiciones
Extensión no financiada (en ocasiones, llamada Extensión sin costo): cuando el beneficiario solicita y se le otorga tiempo adicional más allá de la fecha de finalización de la adjudicación para invertir los fondos de la adjudicación original, y que no se usaron en la realización de actividades. Esto no aumenta el monto total de la adjudicación. Nohay garantía de que el USG aprobará dicha extensión. Por lo tanto, un beneficiario que tiene fondos sin utilizar, al acercarse la fecha de finalización de la adjudicación, podría considerar solicitarle al Oficial de Convenios (AO) una extensión no financiada al menos 10 días antes de la fecha de finalización del acuerdo.

Tema: Gestión de programas

Cierre del proyecto - Parte 1 P.
Nuestraadjudicación financiada por el Gobierno de Estados Unidos (USG) está llegando a su fin. ¿Cuáles son los pasos a seguir para el cierre de la adjudicación?

R.

Hay varios pasos importantes que debe seguir su organización durante la fase final de la adjudicación. Debido a que muchos de estos pasos necesitan tiempo y dinero, deben estar planificados, presupuestados y comenzar mucho antes de la fechade finalización de la adjudicación. Otros pasos pueden llevarse a cabo después de la fecha de finalización, pero se aconseja realizarlos lo mas pronto posible ya que es probable que no se pueda disponer de los fondos del proyecto después de la fecha de finalización de la adjudicación y el personal puede estar asignado a otros proyectos.

Esta es la primera de dos ediciones de NGOConnect eNewssobre el cierre de la adjudicación y contiene una lista de control de lo que se exige al preparar la finalización de un programa financiado por el USG. La segunda edición ofrece una lista de control de informes, medidas obligatorias y consideraciones clave para diversos temas de gestión.

Línea de tiempo para el cierre
La línea de tiempo incluye las tareas de cierre que se deben llevar a cabodurante los últimos 12 meses de su adjudicación, además de las tareas clave que se pueden realizar antes o después de la fecha de finalización de la adjudicación. Algunos de estos puntos son obligatorios para todos los beneficiarios, mientras que otros, como la elaboración del informe sobre costo compartido, pueden aplicarse sólo a determinados beneficiarios. Las actividades que aparecen en lasiguiente línea de tiempo corresponden tanto a primeros receptores como a subbeneficiarios. Los primeros receptores deben trabajar en colaboración con los subs durante todo el proceso de cierre para asegurarse que comprenden y cumplen los requisitos.

Referencias
Los socios de la USAID deben consultar sus Acuerdos de Cooperación para tener en cuenta los requisitos específicos de cierre de laadjudicación y 22 CFR 226 (http://www.usaid.gov/branding/final_ rule.pdf).

Tiempo
12 meses antes de la finalización de la adjudicación

Actividad
Presupuestar el cierre (obligatorio)
* El color rojo indica que la actividad es obligatoria.

Quién
Gerente de Programas

Detalles
Elabore un plan de trabajo y un presupuesto para el año final del proyecto que incluya los costos de todas lasactividades relacionadas con el cierre.

-continúa-

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Edición n.º 23 / Mayo de 2009

En su acuerdo

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¿Cuándo finaliza su acuerdo? Revise su Acuerdo de Cooperación para averiguar la fecha exacta de finalización de su adjudicación. Si recibió una extensión, deberá tener una modificación de su acuerdo de parte de su AO para documentar el cambio que establece la nueva fecha definalización.

9 meses antes de la finalización de la adjudicación continuación

Planificar la continuidad de servicios u otras actividades financiadas por el proyecto (opcional pero muy recomendable)

Director Ejecutivo

1. Evalúe la necesidad de continuar los servicios o intervenciones de su proyecto y, si se justifica, analice opciones de financiamiento futuro. A través de la consulta...