Rediseño de procesos

Rediseño sistemático, de un proceso existente

El rediseño de un proceso existente o, ya que estamos en eso el perfeccionamiento de uno recién diseñado, por lo general significa hacerlo:

Mejor
Niveles más altos de satisfacción a sus interesados, sobre todo a los clientes.
Más barato

Con los niveles más altos de eficiencia.

Más rápido

tan rápidamente como sea posible, paraincrementar la capacidad de respuesta.

Agregar valor para el cliente. Al hacer el rediseño de procesos existentes, el énfasis radica en la eliminación de todas las actividades que no agregan valor y la mejora de aquellas actividades centrales que agregan valor. La regla para llevar a cabo esto se puede resumir mejor como ESIA:

Elimine
Simplifique
Integre
Automatice

Elimine

Todos los pasosque en el proceso no agreguen valor

Sobreproducción/sobrealmacenamiento - producir más de lo necesario en cualquier momento es una fuente primordial de desperdicio. Todo lo que logra esta sobreproducción es la elevación de inventarios y ocultar problemas. Esto no solamente se aplica a la fabricación; muchos servicios pueden sufrir de lo anterior, por ejemplo, preparar demasiados alimentos enun restaurante que posteriormente deberán tirarse a la basura.

Tiempo de espera - Existe un costo para materiales, documentos o personas cuando tienen que esperar por algo. Cuando la espera es tan larga que tiene que empezar el trabajo sobre el siguiente producto, el efecto se empeora. O bien, se tendrá que interrumpir cuando lo que está esperando llegue, o las cosas o la cosa tendrá queesperar en carpetas o sobre el piso, mientras el elemento se está terminando de trabajar. De esta manera los documentos o los inventarios se amontonan, el control y la vigilancia se hace más compleja y de hecho, se libera poco o queda disponible para su entrega al cliente.

Transportación, movimientos y pasos - cada vez que se mueven personas, materiales o documentos, cuesta dinero. Alguien o algodebe mover el material o los documentos de un lado a otro, y el tiempo que se ocupa en ello es tiempo que podría utilizarse para agregar valor. El movimiento de personas también es costoso: ¿por qué se están moviendo, qué valor se agrega y podría ese tiempo utilizarse mejor trabajando en la siguiente pieza de material o de papel o incluso con otro cliente?

Procesamiento - ¿Agrega valor elproceso?, y si no, ¿para qué se efectúa? Aun si agrega valor puede resultar ineficiente, ya sea en razón que el producto se ha diseñado mal, dando como resultado un mal procesamiento o, el proceso no se ha elaborado o perfeccionado totalmente. Donde los procesos estén fuera de control, es decir, que no sean pronosticables con un buen grado de certeza, esta causa de variabilidad debe eliminarse.Inventario y documentación - ¿Para que se requiere del inventario y de los documentos? ¿Es estrictamente necesario para asegurar la satisfacción inmediata del cliente? Quizá el papeleo es necesario para la remisión de alguna otra parte de la tarea de servicio, digamos un requisito legal para una firma.

Defectos, fallas y rehacer el trabajo - la meta debería ser lograr que las cosas estén correctasdesde la primera vez y evitar el costo de la mano de obra, materiales, interrupciones y costo de oportunidad que intervienen en la rectificación de los problemas.

Duplicación de tareas - cada tarea que se lleva a cabo, de alguna manera debería agregar valor. Si una tarea se repite, no agrega valor, simplemente contribuye a los costos. Incrementar el papeleo y la captura de datos en los sistemasde cómputo, a menudo se está duplicando en alguna otra parte de la empresa.

Reformateado o transferencia de la información - esta es otra forma de duplicación. Muy a menudo los datos se transfieren de una forma a otra, o se imprimen de un sistema de cómputo para capturarlos manualmente en otro. Esto ocurre con frecuencia cuando la información se mueve a través de fronteras empresariales,...