rediseño

Los tres elementos principales de un sistema bien diseñado son la eficacia o efectividad, la eficiencia y la flexibilidad; guardando el adecuado equilibrio entre ellos se obtendrán resultados óptimos del proceso. La eficiencia viene determinada por la mínima utilización de recursos posibles, la flexibilidad por la capacidad de adaptación (cada vez más importante) y la eficacia mide la capacidaddel proceso de producir el resultado deseado. Los tres tipos de rediseño de procesos que se puede acometer son: mejora en costes; mayor competitividad, llegando a ser el mejor de un grupo de referencia y la de innovación radical, definiendo una nueva forma de operar. En todo caso se trata de replantear desde una “base cero” cómo se hacen las cosas

Características
• Descripción de procesos
•Actuación en procesos clave
• Análisis del valor de cada fase del proceso
• Medición de resultados esperados

Beneficios
• Mejora la competitividad
• Reduccion de tiempos de espera
• Mejora la cadena de valor
• Mejora de la competitividad

10 Pasos para el Rediseño de un Proceso

1. Elegir el proceso a rediseñar.

Para ello tener en cuenta los Factores Críticos de Éxito de laOrganización o Area a la que pertenece el proceso. Es decir, se trata de identificar aquel proceso cuya mejora (debido a su desempeño actual) afectará de manera significativa la performance del área o de la compañía.

2. Identificar los Resultados Deseados (requeridos) para ese proceso.
El grupo que trabaje en la reingeniería del proceso debe responder la siguiente pregunta:
¿Qué debería suceder paraque estemos de acuerdo en que el proceso está funcionando de manera óptima?
Se trata de hacerse una imagen mental del resultado que se pretende alcanzar:

¿Es este el resultado que queremos crear?
Siempre que pueda, asigne números reales a los objetivos. Es más fácil organizar las acciones cuando sabe que el resultado deseado es $2 millones que cuando es “mejorar las ventas”.

¿Hacuantificado el objetivo lo más posible?

Consensuar con los directamente involucrados, tanto “proveedores” como “clientes” internos (y/o externos) del proceso, será clave para el éxito de la reingeniería.

3. Relevar Situación Actual

Recolectar la mayor cantidad de evidencia objetiva (datos) e indicadores que proporcionen una imagen clara del desempeño actual del proceso.
4. Escribir un Diagrama deflujo del Proceso Actual

Paso a paso, sin omitir nada importante, hacer el flujograma de cómo funciona el proceso actual. Para ello conviene tener presente algunas preguntas claves, entre ellas:
Qué es lo primero que ocurre?
• ¿Qué es lo siguiente que ocurre?
• ¿Qué es lo último que ocurre?
• ¿De dónde viene el (Servicio, Material)?
• ¿Cómo el (Servicio, Material, Información) llega alproceso?
• ¿Quién toma las decisiones (si se necesita)?
• ¿Qué pasa si la decisión es “Sí”?
• ¿Qué pasa si la decisión es “No”?
• ¿A dónde va el (Producto, Servicio, Información) de esta operación?
• ¿Qué revisiones / verifica no cumple con los requisitos?
5. Rediseñar el Proceso
Una vez que se tiene la foto actual de cómo opera el proceso (situación actual), se trata de contrastarla con lacondición requerida a fin de identificar los GAPS (brechas) que pudieran presentarse.

Es en esta etapa donde conviene preguntarse por qué las cosas se hacen de esa forma y si existe alguna forma más efectiva de hacerlas.

Aquí también conviene responderse algunas preguntas disparadoras de la reflexión, entre las más importantes:

• ¿Para qué se hace realmente esta tarea?
• ¿Por qué laactividad es necesaria?
• ¿Qué otra cosa se podría o se debería hacer?
• ¿Dónde se lleva a cabo?
• ¿Por qué se lleva a cabo en ese lugar en particular?
• ¿Cuándo se hace?
• ¿Por qué se hace en ese momento en particular?
• ¿Cuándo se podría o debería hacer?
• ¿Quién lo hace?
• ¿Por qué lo hace esa persona?
• ¿Quién más podría o debería hacerlo?
• ¿Cómo se hace?
• ¿De qué otra forma se...