Reduccion de Gastos Operativos

Gastos de representación: viajes y otros gastos

Viajes, gastos de gasolina, taxis, transporte: es muy importante y tiene un gran impacto definir una política corporativa de gastos. Hay quementalizar a toda la plantilla de que esta es una partida crítica para el ahorro en la empresa.

Los pasos a dar son los siguientes:

Elaboración de una política corporativa y su comunicación y difusióna todos los niveles de la organización.
Mentalización y compromiso personal. Se podrían eliminar el 50% de los viajes.
Anticipación en la contratación: es una de las claves del ahorro.
Ahorro engastos administrativos y de gestión, en la medida de lo posible.
Gestión directa del usuario con la agencia externa con procedimiento interno claro y auditoría. Permite descentralizar las facturas yque éstas lleguen asignadas por cuenta (usuario) con lo que se ve claro el gasto de unos y otros permitiendo auditar los gastos con facilidad y tomar medidas, en caso de que se considere necesario.
Unejemplo de cómo llevar a la práctica esta última propuesta sería introduciendo el uso de las Tarjetas “Corporate”, que incorporan reglas de uso y auditoría en lugar de notas de gastos.

Teniendo encuenta que la automatización permite una revisión más rápida, una mayor facilidad en reembolsos de IVA internacionales, entre otras ventajas; introducir este elemento permite eliminar anticiposefectivo (la mitad se devuelven sin utilizar) y aumenta la responsabilidad y racionalización en el uso de los gastos, frente a las hojas tradicionales de gastos, que provocan que se incluya todo lo que sepueda y más.

Gastos de representación: desplazamientos y flotas de vehículos

No son todas pero sí muchas las empresas que cuentan con flotas o comerciales con coche. Este elemento supone unoscostes importantes que en ocasiones ni siquiera se pueden justificar.

Nuestro primer objetivo debe ser precisamente éste: justificar en todo momento cada desplazamiento. Para ello la tecnología...