Reflexiones

SENAVIRTUAL

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

NIVIA ANGELICA VELASQUEZ GOMEZ

TUTOR: OSWALDO DE JESUS MONTERO MAESTRE

Lunes 8 de noviembre de 2010
Suesca (Cundinamarca)

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION 3
PRESENTACION 5
TEMA 1 6
TEMA 2 7

INTRODUCCION

En las siguientes páginas encontrarás lo que significa organización documental; y la importancia que tiene para lasdiferentes empresas sin tener en cuenta la actividad a la que se dediquen.

Para este tiempo que nos exige agilidad y exactitud para ser más eficientes nada como tener un archivo bien clasificado y organizado.

Espero que mi investigación y puntos de vista sean de su agrado y aporte en algo a este curso que es de interés para muchos.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Como ya hemos investigado laorganización documental es muy importante a la hora de obtener resultados rápidos en la búsqueda de algún documento sin afectar en algo el tiempo en que se haya realizado, pues si se ha llevado acabo una buena clasificación y organización los documentos más antiguos seguramente están intactos, salvo por el deterioro natural.
Hace algunos años para guardar permanentemente la información que conteníandocumentos importantes se sacaban fotocopias o simplemente en dos tomos y se guardaban en las entidades correspondientes, pero no se realizaba a conciencia una clasificación.
Afortunadamente la tecnología ha cambiado mucho esto y ahora nos ahorra tiempo y dinero.
Explicare un poco la manera como se guarda el archivo un colegio en el que trabajé por cuatro años.

PRESENTACION

LOS ARCHIVOS Y LAIMPORTANCIA DE SU ORGANIZACIÓN.

Se supone que en el archivo se encuentra registrada o guardada información clara y concisa, en este caso por años pues allí se consiga la información académica de cada estudiante que ha pasado por este plantel.
La manera como se ha venido ordenando esta documentación está incompleta pues no cuenta del todo con una clasificación adecuada, el tiempo que pudetrabajar en el área archivo, observe como guardan información en dos lugares uno en la sede principal en fotocopia y otro en la sede de Dirección de Núcleo en original, en un listado por cursos y la promoción de eso año.
Además guardan de la misma manera la documentación de los diferentes docentes que han pasado a lo largo de su historia, anteriormente es decir en los inicios de lainstitución cada docente firmaba un libro gigante, pero resulta incomodo todavía estar sacando ese libro para las firmas de los que todavía están llegando.
También se guarda las hojas donde se realizan las matriculas pero cada año son diferentes según estipulaciones de la Gobernación, en los últimos años se implemento me parece que sin éxito unos libros de código consecutivo, para crear orden está muybien porque queda todo empastado y ya, pero se pierde el control adecuado de clasificación cronológico pues en el mismo libro queda registrada la matricula de un alumno que ingresa por ejemplo a grado segundo de básica primaria y la matricula de otro que ingres a grado once, entonces quedará vigente este libro por el alumno de segundo, sin estar utilizando los próximos años el registro delalumno de grado once y así se repite la historia pues cada libro cuenta con mil folios.
A la hora de matricular es un caos pues hay una fila interminable de alumnos que se citan por orden alfabético y no por grados, la primera vez que se utilizaron aparentemente fue ordenado y pues éramos tres personas matriculando, entonces cada niño que llegaba sin importar el grado al que ingresaba iniciaba unfolio y adquiría el código, que entre otras cosas los alumnos no guardan es código para hacer la búsqueda un poquito más fácil, en el segundo año se vio el problema pues los únicos que salieron rápido fueron los alumnos nuevo porque era la primera vez que firman el folio, para los antiguos solo era firmar por segunda vez pero sucedió que solo algunos tenían el código presente imagínense como era...