Registro de polizas

REGISTRO DE POLIZA
Una vez que la pólizas han sido requisitadas con las firmas de las personas que intervinieron en su formulación, revisión y aprobación, deberán anotarse en un libro que lleva el nombre de registro de pólizas, el cual tiene un rayado tabular con columnas de valores destinadas a las cuentas de mas movimiento y el espacio de varias cuentas acostumbrado en esta clase de registro.La única diferencia entre el rayado de un diario tabular y el que corresponde al registro de pólizas, estriba en que, en este ultimo, se incluye dentro del rayado, una pequeña columna destinada a notar el numero de cada póliza registrada.

Con respecto al número de la póliza, es conveniente hacer notar que este se asigna cuando la póliza se registra, siguiendo para ello un orden progresivo.De lo anterior se deduce que, si una póliza carece de números, este solo hecho indicara que no se ha anotado en el registro de pólizas y, por tanto, que la operación asentada en ella aun no ha quedado contabilizada en los libros.

ERRORES Y CONTRAPARTIDAS EN POLIZAS

Cuando se tiene establecido este sistema y se comete algún error al registrar una operación, deberán, en principio, observarselas reglas generales para llevarse a cabo la cooperación por medio de un asiento de contrapartida. Pero teniendo en cuenta que en los sistemas de pólizas las operaciones se anotan primero en estas y que después las mismas se asientan en el registro, los errores presentan ciertas formas especiales que requieren seguir determinados procedimientos para su corrección.

Los errores que se puedencometer se clasifican en dos grupos:

Errores en las pólizas. Los errores localizados solamente en las pólizas pueden presentar dos aspectos:

• Que la póliza se formule incorrectamente, pero que el error se advierta antes de que sea registrada.

• Que la póliza se haga en forma incorrecta y, en esa misma forma, se pase al registro de póliza.
En el primer caso, puesto que la póliza nose ha registrado, bastara con cancelar o destruir la póliza equivocada, e inmediatamente después, formular la correcta, que será la que se anote en el registro.

En el segundo caso, (cuando la póliza este equivocada y error se advierte después de haberse registrado también en forma equivocada), la corrección se hará formulando una nueva póliza, en la que se asiente la contrapartida que proceda,y anotándola después en registro de póliza con lo cual quedara corregido el error que se hubiere cometido.

Errores en el registro. Cuando se ha formulado la póliza correctamente pero al registrarse, se cometió el error ya sea en los cargos o abonos alas cuentas o el importe de los mismos, la corrección deberá hacerse solamente en el registro anotando con tinta roja en la columna de la cuenta ocuentas equivocadas el importe asentado incorrectamente y, con tinta oscura, las cantidades en las columnas de las cuentas correctas.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS EN EL SISTEMA

Las ventajas e inconvenientes propios de este sistema de pólizas pueden sintetizares así:

Ventajas: Por las características del sistema se logra una mayor división en la ejecución del trabajo de contabilidad, debido aque, anotándose los asientos en hojas sueltas es posible producir simultáneamente varios asientos, situación que no se logra con la misma facilidad cuando se tienen establecidos diarios empastados, en los cuales las anotaciones se hacen en forma manuscrita.

Las operaciones quedan comprobadas en todos sus aspectos, ya que, además de anexar a la póliza los documentos o comprobantes, se hacenconstar las firmas de las personas que intervinieron en la preparación, revisión y autorización de las pólizas.

El pase a los libros auxiliares se facilita en forma considerable ya que, evidentemente, resultan más manejables las hojas sueltas (pólizas), que los libros diarios.

Se puede tener un archivo bien organizado de todos los comprobantes, lo cual permite su fácil y rápida localización,...