Registro

PRINCIPIOS QUE LO RIGEN
A. Conforme al antiguo sistema en papel dos instituciones pueden mantener copia de documentos solo si existen dos copias en papel, igualmente usará una copia fotográfica o fotocopiada requiere un sistema de seguridad diferente del sistema de firma personal, para que dos instituciones tengan documentados archivos en un sistema basado en papel, debe haber por lo menos dosopias del original o debe haber un sistema de sancionado legalmente
B. Requisitos para que varias instituciones tengan acceso a los Registros o datos del Registro Civil.
C. Requisitos para la seguridad de las copias.
Sin embargo en un sistema computarizado el sistema de convalidación se produce antes de procesar la información al sistema y la segunda institución solo necesita acceso al sistemade computación de la primera los métodos de acceso a la información pueden ser seguros de diversas formas mas eficaces que las copias a mano, por ejemplo: los documentos pueden codificarse para lectura solamente y pueden archivarse en diskets, CD room o cintas de computadoras y pasarse de un departamento u organismo a otro.
Asimismo los métodos de acceso a la información pueden incluir conexionesde lectura solamente para redes de áreas locales o de gran amplitud con acceso y tiempo real a la información del organismo donde se origina la información para establecer tales procedimientos, sin embargo las leyes y reglamentaciones deben cambiarse a fin de permitir que los registros electrónicos satisfagan los requisitos legales, un país puede contemplar planes complejos de automatizacióncuando su legislación claramente establece que un documento es legalmente valido solo si esta escrito en papel y consta en un libro encuadernado.
En ese país la automatización producirá en el mejor de los casos un sistema paralelo que acelerara algunos tramites extraoficiales.
F. Requisitos de acceso público.
La política del Registro Civil en cuanto al acceso público tiene un efecto importantesobre la seguridad de los documentos en los casos que el acceso al público es amplio generalmente existen múltiples copias de documentos en el registro puesto que es redituable hacer copias y circularlos.
Algunos requisitos ponen la información a disposición en diferentes dispositivos de almacenamiento, por tal motivo la información que requiere el registro debe ser objeto de cuidadoso análisis de lapolítica pública.
G. Requisitos de Retención de documentos.
Las leyes que rigen la mayoría de los sistemas de Registro basado en papel no tienen ninguna regulación clara respecto a la destrucción de archivos , a excepción de Honduras que en su legislación lo regula.
Esto ha producido una crisis en el almacenamiento de archivos en muchos registros civiles latinoamericanos.
Como el número depersonas que vive en un país latinoamericano solo puede aumentar cada día hay mayor número de archivos de papel que mantener .
Se guardan en locales que son caros y están dilapidados. Los registros raramente cumple su cometido legal de salvaguardar archivos que por lo común están en proceso de deterioro debido a la presencia de insectos, humedad o descomposición del papel , la fusión de tecnologíasviejos y nuevos puede agravar el daño por ejemplo los tomos enormes que deberán abrirse con sumo cuidado e inscribirse con una pluma ahora se abren con descuido y se vuelcan boca abajo para fotocopiar, muchos registros civiles han deteriorado los tomos al no poseer la tecnología adecuada de microfilm para procesar los folios sin desencuadernarlos ya que el efecto es traumático porque habrá queencuadernarlo nuevamente proceso lento y que se cuenta con escaso personal para esa tarea.
Los méritos de la disposición de los archivos se han argumentado ampliamente.
Todo el mundo esta de acuerdo en que debe retenerse los archivos de actualidad en algunos casos la decisión es fácil porque los archivos tienen una utilidad limitada, principio que no se ajusta ya que no importa tan antiguo...