Registros Contables en la Agricultura

Registros contables en la agricultura
1. Objetivos de los registros contables
Quien tiene la responsabilidad del manejo administrativo de una empresa agropecuaria se enfrenta día a día, año tras año, a la toma de decisiones. Y el éxito o fracaso de sus decisiones depende, en gran parte, de la cantidad y calidad de las informaciones que tenga a su alcance en el momento oportuno, porque el hechode posponer una decisión hasta tanto se reúnan los datos necesarios, implica tomar una decisión. Se hace entonces indispensable contar con esos elementos en forma actualizada. Y la principal información para tal fin se logra a través de los registros contables.
Significa lo anterior que el objetivo más importante de los registros contables es obtener los datos necesarios para desarrollar unaeficaz administración de la empresa.
Aparte del objetivo antes señalado, los registros contables sirven para, entre otros, los siguientes fines:
a. Ayudar a obtener crédito (sea en el sistema bancario nacional como en otras fuentes de financiación)
b. Cumplir con las disposiciones tributarias vigentes. Sobre declaración de renta
c. Permitir la comparación de los resultados de la empresa deperíodo con otro
d. Medir los logros alcanzados en un período determinado.
2. Características de los registros
a) Deben ser exactos. Los registros contables no pueden contener errores u omisiones. Si ellos suceden, dentro del sistema tiene que existir el mecanismo que permita fácilmente de localizarlos y corregirlos.
b) Deben ser sencillos y estar de acuerdo con los objetivos que se quieren alcanzar.Los registros deben ser planeados de forma tal que sean entendibles y puedan ser llevados fácilmente por quien tiene esa responsabilidad y además deben poderse interpretar rápidamente. Si el sistema es complicado, en vez de facilitar la obtención de datos complicará las cosas en forma tal que exigirá un tiempo y esfuerzo que no se justifica.
c) Deben ser completos y brindar la información que sepretende. Si omitimos contabilizar algún dato necesario, los registros prácticamente pierden valor, ya que la información que proporcionan no será de utilidad para la toma de decisiones, o pueden inducirnos a errar la conducción de la empresa.
d) Deben planearse anticipadamente. Previo a su puesta en uso, deben planificarse, para evitar la duplicación de la información y facilitar su agrupacióntotal y también probarse, para estar seguros de que se alcanzarán los fines que se persiguen.
3. Factores que intervienen en su elaboración
La contabilidad para empresas agropecuarias, sea ella simplificada o elaborada (dicho en otros términos, sea por partida simple o por partida doble) siempre se compone de un conjunto de libros o registros contables.
Para elaborar dichos registros contablesdependemos fundamentalmente de una serie de factores, todos ellos importantísimos, de los que vale la pena destacar:
- Nivel de instrucci6n de los responsables del aspecto administrativo de las empresas.
- Interés de los propietarios de las fincas en información útil y confiable para la toma de decisiones.
- Tamaño de la finca y organización que se ha previsto para ella.
- En funci6n de lospuntos anteriores, determinaci6n del tipo de información, que es necesaria para la conducción de la finca.
4. Clasificación de los registros
Sin perjuicio de la sencillez o complejidad que demos a los registros contables en. Función de los factores anteriormente señalados, hay una serie de operaciones que siempre deben realizarse en cada período contable:
- Inventarios al comienzo y al final decada período
- Anotación de las operaciones realizadas durante el período
- Preparación de los estados financieros (Balance General y Estado de Resultados).
Evidentemente, los registros contables que llevemos pueden ser clasificados en concordancia con las operaciones que anotemos en cada uno de ellos.
A simple título de ilustración seguidamente damos la clasificación de los registros...