Registros Y Controles Cardona Recinos, Fredy Registros Y Controles: Su Aplicación A La Práctica Administrativa Ediciones Superación Guatemala, 2005

CAPÍTULO I

Breve historia de la correspondencia

Desde las más primitivas organizaciones humanas los individuos han necesitado manifestar sus sentimientos e ideas.

Al principio las expresiones efectivas del hombre se realizaron por medio de la mímica y de simples sonidos que manifestaban alegrías o dolor. Luego formaron las lenguas monosilábicas como el chino, evolucionandoen la historia hasta lograr las magnificas voces de las lenguas romances: español, italiano, francés, rumano. Así surgió la expresión del pensamiento por medio de la palabra hablada. Fue una necesidad innata en el hombre desde las primeras manifestaciones, las cuales se pueden apreciar en las inscripciones y grabados que se han logrado localizar en rudimentarias tablas de piedra y arcilla.Después se usaron pequeñas piezas de madera revestidas por capas de cera en las que se grababan las palabras por medio de punzones o estiletes.

Mas tarde los egipcios utilizaron el papiro. En Pergamo, Asia menor, se uso el pergamino en el siglo IX, los árabes llevaron a Europa el papel, originando junto con los más primitivos medios de impresión, una verdadera Florencia intelectual. Con laguerra y el comercio se hizo indispensable la creación de medios para mantener conexiones con los seres que Vivian en territorios distintos y aquí es donde se puede decir que se origino la palabra escrita y con ella la correspondencia. (5:2)

Conceptos básicos y principales de registros y controles

➢ Membrete,
➢ Número de oficio y referencia,
➢ Vocativo,
➢ Saludo,
➢Lugar y fecha,
➢ Destinatario,
➢ Contenido o cuerpo del oficio
➢ Introducción
➢ Texto
➢ Despedida
➢ Firma y cargo de quien envía o remite
➢ Indicadores de archivo o de copia

Membrete

➢ Nombre o razón social de la oficina o dependencia, ubicado en parte superior, ocupa un espacio de dos pulgadas, si el papel bond no tiene membrete dejar 3, 6 o 4espacios del borde superior para escribir nombre social, puede aparecer centrado a lo largo del papel.
➢ Numero de oficio y referencia, siglas de la institución, orden numérico ascendente, siglas de las que dicta y firma, línea diagonal, siglas o apellido de quien realiza el oficio.
➢ Lugar y fecha, a 15 espacios después del borde superior del papel, los nombres de los meses se escribencon minúscula, el membrete ocupa la parte superior izquierda a la fecha puede colocarse al lado opuesto tratando de justificar la escritura.
➢ Destinatario, se escribe de 4 a 6 espacios después de la fecha según tamaño del papel contra margen izquierdo consta de: a) tratamiento (señor o señora) o titulo profesional b) nombre de la persona a quien se dirige c) cargo que desempeña d) direccióny lugar.
➢ Vocativo, se utiliza para dirigirse a altas autoridades, excelentísimo señor ministro, distinguido señor ministro, saludo: trato entre remitente y destinatario.

Después de escrita la dirección y comenzando el margen izquierdo dejando dos espacios horizontales (renglón abierto) y cinco espacios del margen izquierdo se escribe saludo debe preferirse el empleo de fórmulassencillas y discretas así como el respeto y consideración que dentro de determinadas actividades deben guardarse uno con otros.

➢ Contenido o cuerpo del oficio, se escribe dos espacios abajo del saludo o vocativo y en él se expresa al objeto del oficio siempre a las características fundamentales de la correspondencia. Consta de dos partes:

Introducción y texto

Introducción, es el iniciodel texto del oficio para luego seguir con la parte expositiva o fundamental de la misma. Evite el uso de términos escogidos o poco conocidos y si se trata de dar respuesta a una carta indique la fecha de ella procure que su lenguaje sea breve, sencillo y natural. Comunico a usted que, la presente tiene el objetivo de informarle, enterados por su informe de fecha.

Texto, es la parte que expresa...