reglamento cajachica

REGLAMENTO FONDO DE CAJA CHICA
DE LA UNIVERSIDAD TECNICA NACIONAL
(Aprobado por el Consejo Universitario, en Sesión Ordinaria No. 9 del 4 de octubre
del 2011, Acta No. 10-2011, Acuerdo VII)
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1: OBJETO: El presente reglamento tiene por objeto regular la
organización, funcionamiento y control del fondo fijo denominado Caja Chica de la
Universidad TécnicaNacional.
Se establecerá una caja chica en cada Sede Regional de la Universidad Técnica
Nacional y Centros, cuyos fondos deberán ser administrados por el funcionario de
caja, y usados única y exclusivamente en la adquisición de bienes y servicios
indispensables y de verdadera urgencia, que justifique su pago fuera de los
trámites ordinarios establecidos. Este fondo podrá usarse únicamente paragastos
correspondientes a las partidas de servicios, materiales y suministros.
Artículo 2: DEFINICIONES: Para efectos de la presente normativa se entiende
por:
Arqueo: Mecanismo de control que se utiliza para comprobar que los documentos
y efectivo contenidos en el fondo de caja chica, corresponden al monto autorizado.
Caja Chica: Fondo en efectivo, disponible para desembolsos menores a fin desolventar necesidades imprevistas.
Encargado de caja chica: Persona responsable del manejo, custodia y trámite
del fondo de caja chica.
Factura o tiquete de caja: Título comercial debidamente emitido conforme los
requisitos exigidos por la Dirección General de Tributación.
Fondo Fijo: Suma total disponible en caja chica representada por: dinero en
efectivo, documentos originales (vales o comprobantes deadelanto de dinero,
facturas, liquidaciones y otros documentos idóneos), solicitudes de reintegro de
fondos en trámite y otros documentos de soporte.
Fraccionamiento ilícito: Presupone el conocimiento de la necesidad
administrativa total que se pretende satisfacer, la existencia de una partida
presupuestaria suficiente para atender en su totalidad el pago correspondiente, y
la realización de másde un contrato para satisfacer ese requerimiento, con la
consecuencia de haber seguido un procedimiento de compra incorrecto en razón

del monto original.
Reintegro: Es el reembolso al fondo de Caja Chica de los dineros erogados y
utilizados en la compra de bienes, servicios y adelanto de viáticos, amparados en
comprobantes.
Tope máximo: Es el pago máximo autorizado para cubrir erogaciones dedeterminada compra.
Vale de caja chica: Documento temporal a utilizar en adelantos de dinero para la
compra de algún bien o servicio.
Artículo 3: ADQUISIONES MEDIANTE CAJA CHICA: Los fondos de Caja Chica
se destinarán a solventar única y exclusivamente la adquisición de bienes y
servicios urgentes e imprevistos o como medida para evitar gastos innecesarios
en la compra directa, siempre que no seincurra en fraccionamiento ilícito.
Los fondos de caja chica no podrán ser utilizados en gastos diferentes a los que
fueron previamente autorizados.
Artículo 4: FONDO FIJO: El fondo máximo por caja chica será el que autorice la
Dirección de Gestión Financiera a los Departamentos Financieros de cada una de
las sedes o centros que lo requieran.
El fondo de caja chica establecido al amparo de estereglamento, operará por
medio del sistema de fondo fijo, lo que implica que el encargado del fondo tendrá
en todo momento la suma total asignada representada por uno o varios de los
siguientes conceptos:
a) Efectivo
b) Documentos originales: facturas, tiquetes de caja, recibos, vales, liquidaciones,
otros documentos y comprobantes idóneos.
c) Solicitudes de reintegro en trámite
La creación o laampliación del fondo fijo de la caja chica de cada Sede Regional o
Centros de la Universidad Técnica Nacional, será determinada por medio de
resolución de la Dirección de Gestión Financiera, con la indicación de los
justificantes que sustentan la necesidad de creación o ampliación del fondo.
Artículo 5: TOPE MAXIMO: El máximo a pagar por factura será el monto
establecido por la Dirección General de...