reglamento de caja menor
Páginas: 7 (1639 palabras)
Publicado: 23 de febrero de 2014
COMERCIALIZADORA ASEOCOL LTDA
NIT. 890.800.700-5
REGLAMENTO DE CAJA MENOR
INSTRUCCIONES PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR
ARTICULO 1. CONSTITUCIÓN.
La Junta Directiva en reunión ordinaria, será quien distribuye y asigne el monto de la CAJA MENOR, a su vez autorizará a la Gerencia para que entregue por medio de acta, el monto aprobado y las instrucciones de manejo a la persona que seencargará y será responsable de la CAJA MENOR.
ARTICULO 2. FINALIDAD Y TOPE MÁXIMO.
Los dineros de la CAJA MENOR, estarán destinados exclusivamente a sufragar gastos ocasionados por la adquisición de bienes y servicios, hasta por un monto del veinte (20%) del monto total de caja menor. No se permitirá el fraccionamiento del gasto con el propósito de no superar el anterior monto.
Los conceptosde pagos autorizados para pagos por caja menor son los siguientes:
2.1. Transportes urbanos (buses, busetas y taxis)
2.2. Portes de correo y telegramas
2.3. Impuestos de timbre y estampillas
2.4. Autenticaciones.
2.5. Certificados
2.6. Compra elementos de cafetería y aseo, entre otros.
Articulo 3. MANEJO Y CONTROL DE DINEROS
El manejo de la CAJA MENOR estará a cargo de un empleadode ASEOCOL LTDA el cual será designado por el Gerente y será el responsable del dinero de la caja.
La responsabilidad del manejo de la CAJA MENOR, ante la Junta Directiva la asume directamente el Gerente.
Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante comunicación, encargar aotro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación; para lo cual solo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el registro respectivo.
De otra parte, cuando se cambie el responsable de la caja menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolsototal de los gastos realizados, con corte a la fecha. Se deberán realizar arqueos periódicos, por parte de la persona designada por el Gerente, esto con el fin de tener control sobre dicha caja.
Articulo 4. ENTREGA DE DINEROS DE CAJA MENOR
Toda entrega de dineros de CAJA MENOR, debe estar respaldada por un documento debidamente firmado por el beneficiario del pago donde conste la compra, elvalor y el NIT o la cédula de ciudadanía, o en su defecto la factura original del bien o servicio que se compro por CAJA MENOR.
Toda Compra que se realice por CAJA MENOR, debe tener la autorización previa del Gerente General de ASEOCOL LTDA.
En el evento que sea necesario vales provisionales, estos también deben contener fecha, valor, nombre del beneficiario, destino del dinero y el valorentregado. Al recibir por parte del beneficiario del vale provisional, la factura original, el vale provisional debe ser destruido en presencia del beneficiario. El provisional tendrá una validez no mayor a dos (2) días.
Está totalmente prohibido préstamos personales por CAJA MENOR y cambio de cheques.
Articulo 5. CONTROL DE DESEMBOLSOS
Se deben realizar periódicamente arqueo de fondos por partedel funcionario encargado y supervisado por el Gerente o la Revisoría Fiscal.
Los documentos que soportan los desembolsos deben estar numerados y con el sello de pagado, registrando igualmente la fecha del pago.
Queda entendido que estos registros se deben hacer diario, y su saldo debe coincidir con el dinero efectivo y vales provisionales que se mantengan en el cofre destinado para salvaguardarlos mismos.
Un control diario de la caja menor, para registrar las operaciones realizadas con cargo a los fondos de la caja menor, por cada uno de los conceptos autorizados
Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronológico, con base en los comprobantes o documentos que respalden cada operación, indicando: fecha, codificación del gasto, concepto y valor, según los...
NIT. 890.800.700-5
REGLAMENTO DE CAJA MENOR
INSTRUCCIONES PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR
ARTICULO 1. CONSTITUCIÓN.
La Junta Directiva en reunión ordinaria, será quien distribuye y asigne el monto de la CAJA MENOR, a su vez autorizará a la Gerencia para que entregue por medio de acta, el monto aprobado y las instrucciones de manejo a la persona que seencargará y será responsable de la CAJA MENOR.
ARTICULO 2. FINALIDAD Y TOPE MÁXIMO.
Los dineros de la CAJA MENOR, estarán destinados exclusivamente a sufragar gastos ocasionados por la adquisición de bienes y servicios, hasta por un monto del veinte (20%) del monto total de caja menor. No se permitirá el fraccionamiento del gasto con el propósito de no superar el anterior monto.
Los conceptosde pagos autorizados para pagos por caja menor son los siguientes:
2.1. Transportes urbanos (buses, busetas y taxis)
2.2. Portes de correo y telegramas
2.3. Impuestos de timbre y estampillas
2.4. Autenticaciones.
2.5. Certificados
2.6. Compra elementos de cafetería y aseo, entre otros.
Articulo 3. MANEJO Y CONTROL DE DINEROS
El manejo de la CAJA MENOR estará a cargo de un empleadode ASEOCOL LTDA el cual será designado por el Gerente y será el responsable del dinero de la caja.
La responsabilidad del manejo de la CAJA MENOR, ante la Junta Directiva la asume directamente el Gerente.
Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante comunicación, encargar aotro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación; para lo cual solo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el registro respectivo.
De otra parte, cuando se cambie el responsable de la caja menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolsototal de los gastos realizados, con corte a la fecha. Se deberán realizar arqueos periódicos, por parte de la persona designada por el Gerente, esto con el fin de tener control sobre dicha caja.
Articulo 4. ENTREGA DE DINEROS DE CAJA MENOR
Toda entrega de dineros de CAJA MENOR, debe estar respaldada por un documento debidamente firmado por el beneficiario del pago donde conste la compra, elvalor y el NIT o la cédula de ciudadanía, o en su defecto la factura original del bien o servicio que se compro por CAJA MENOR.
Toda Compra que se realice por CAJA MENOR, debe tener la autorización previa del Gerente General de ASEOCOL LTDA.
En el evento que sea necesario vales provisionales, estos también deben contener fecha, valor, nombre del beneficiario, destino del dinero y el valorentregado. Al recibir por parte del beneficiario del vale provisional, la factura original, el vale provisional debe ser destruido en presencia del beneficiario. El provisional tendrá una validez no mayor a dos (2) días.
Está totalmente prohibido préstamos personales por CAJA MENOR y cambio de cheques.
Articulo 5. CONTROL DE DESEMBOLSOS
Se deben realizar periódicamente arqueo de fondos por partedel funcionario encargado y supervisado por el Gerente o la Revisoría Fiscal.
Los documentos que soportan los desembolsos deben estar numerados y con el sello de pagado, registrando igualmente la fecha del pago.
Queda entendido que estos registros se deben hacer diario, y su saldo debe coincidir con el dinero efectivo y vales provisionales que se mantengan en el cofre destinado para salvaguardarlos mismos.
Un control diario de la caja menor, para registrar las operaciones realizadas con cargo a los fondos de la caja menor, por cada uno de los conceptos autorizados
Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronológico, con base en los comprobantes o documentos que respalden cada operación, indicando: fecha, codificación del gasto, concepto y valor, según los...
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