Reglamento para un buen manejo del fondo de caja chica

REGLAMENTO DE CUSTODIA PARA UN BUEN MANEJO Y CONTROL DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA.

1.-ASPECTOS GENERALES.

1.1 Se autoriza el funcionamiento de cajas chicas en las empresas privadas, cuyos fondos tienen por objeto satisfacer aquellos gastos de menor cuantía o cuando las circunstancias justifiquen el desembolso. El fondo de Caja Chica es aquel constituido con carácter único por dinero enefectivo, establecido de acuerdo a las necesidades de la empresa, con el objeto de racionalizar el uso del dinero en efectivo.

1.2 Los montos asignados a las Cajas Chicas, estarán constituidos por un fondo fijo, reembolsable en forma frecuente a fin de que el efectivo no llegue a agotarse, y se pueda atender los pagos menudos y urgentes, que por naturaleza no son programables en los pagos conCheques.

1.3 Los montos a destinar para cada caso, serán fijados por la Oficina Financiera en cuando con el Departamento de Tesorería y serán acordados bajos criterios que permitan su uso racional y práctico. .Los gastos deben estar dirigidos prioritariamente a las compras de bienes y servicios para el normal desempeño operativo y administrativo de la empresa.

1.4 La Gerencia Financiera, previoestudio del caso será la autorizada, para asignar a la
Tesorería, Oficinas o Secciones de la empresa, el establecimiento de una Caja Chica
cuyo monto escara acorde con la importancia y función de la unidad solicitante

1.5 Cuando se autorice la creación de una Caja Chica, la Gerencia Financiera designara al responsable del manejo y custodia de los fondos. La designación de tal responsable puedeser cambiada, atendiendo las especiales circunstancias que pueda presentar cada caso en particular.

a) Si la ausencia es temporal, la designación la hará el jefe de la dependencia respectiva.
b) Si el cambio de responsable es definitivo, la designación la corresponde a la gerencia financiera, con la base en la información que le suministre el jefe de la dependencia correspondiente.

Enambos casos, el jefe inmediato procederá a hacer arqueo respectivo y el nuevo encargado de la Caja, recibirá el efectivo y documentos que hubiere por inventario, firmado el acta de recibido conforme. El original de ese documento será entregado a la sección de Contabilidad de la Empresa.

1.6 Los fondos de Caja Chica podrán ser arqueados por el jefe inmediato, sin previo aviso. El responsable esta enla obligación de ofrecer todas las facilidades para que el trabajo se realice plenamente y sin en trabamientos. Cuando hubiere alguna diferencia de Caja, los dineros sobrantes serán inmediatamente depositados a favor de la empresa. Los faltantes de dinero deben ser reintegrados de inmediato por el responsable del funcionamiento de la Caja Chica.

1.7 La omisión o ignorancia a las disposicionesde este reglamento por parte de algún encargado, será motivo suficiente para la suspensión temporal o definida de la custodia y administración de la Caja Chica.

1.8 Cuando sea necesario proceder a la liquidación total de fondos de caja chica, se realizara el arqueo correspondiente por el jefe inmediato y el efectivo de Caja se depositara de inmediato a favor de la empresa. Los egresosefectuados se contabilizaran con cargo a la cuenta respectiva.

1.9 Es de responsabilidad del encargado del fondo fijo de caja chica, el cumplimiento de la presente directiva.

2. PROHIBICIONES

2.1 no pueden utilizarse los fondos de caja chica para adquirir servicios, mercaderías, activos fijos, materiales o suministros, cuando:

2.1.1 Su valor sobrepase los limites autorizados en la escalacontemplada en el
Numeral 1.4
2.1.2 No haya urgencia de adquirirlos de inmediato.
2.1.3 Se trate de mercancías de existencia normal en el almacén de la proveeduría
de la empresa.

2.2 El empleado encargado del manejo de caja chica, no podrá aceptar ni tramitar compras o servicios fraccionados, que traten de eludir lo dispuesto en el artículo 2.1 del presente reglamento.

2.3 Asimismo no debe...