REGLAMENTOS DE ARCHIVO

LOS REGLAMENTOS DE ARCHIVO
Además de todas las leyes de aplicación a los archivos, tanto las de ámbito estatal, en nuestro caso la Constitución de 1978, la Ley de Protección del Patrimonio Histórico-Artístico, y el Real Decreto 111/86, de desarrollo parcial de la ley 16/85; como las de las Comunidades Autónomas (ya se han otorgado ley de Archivos la Comunidad Autonómica andaluza, la catalana,la aragonesa, la extremeña, la murciana y la canaria, y podríamos interpretar como una ley de archivos la creación del Archivo Central de la Comunidad de Castilla-León); además, en los archivos grandes, sería de desear que cada archivo contase con su reglamento de funcionamiento interior, para que los propios empleados del archivo conozcan las normas concretas a las que han de atenerse en eltrabajo diario; para que los empleados de las oficinas se atengan a las reglas de remisión de fondos y de préstamo y consulta; y para que los ciudadanos conozcan las posibilidades de acceso a la documentación que ese archivo conserva.
Tomando como punto de partida unos contenidos mínimos, pero los necesarios para regular los aspectos básicos del servicio, el reglamento debemos concebirlo como unmedio, un instrumento normativo que, inspirado en los principios de transparencia y eficacia, tiene como eje fundamental regular y normalizar el funcionamiento del archivo.
Lo cierto es que todo reglamento pretende ser la base normativa sobre la que intentar solucionar los innumerables problemas que son comunes a la mayor parte de los archivos, y que generalmente tienen que ver con la desconfianza eindiferencia sobre el valor del archivo y la falta de reconocimiento en los órganos de gobierno y en las unidades administrativas.
A la hora de abordar la redacción del reglamento el primer paso es seleccionar el modo de articular su contenido a través de sus correspondientes capítulos y artículos. Aunque pueda parecer una cuestión secundaria es un aspecto a cuidar si queremos dotar de lanecesaria agilidad, fluidez y equilibrio al texto.
Tomando como punto de referencia los reglamentos tipo citados del Grupo de Madrid, el catalán del G-8, y otros que podemos considerar representativos como el de Getafe (Madrid), Corvera (Asturias) y Toledo,8 vamos a apuntar seguidamente, a modo orientativo, los contenidos básicos y complementarios que integran el Reglamento de un Archivo:
El “corpus”de un reglamento tipo cuyo contenidos son obligatorios deberá de estar formado por los siguientes puntos:
1. Funciones del Archivo cuyo objetivo principal siempre debe de ser el de reunir, conservar, ordenar, describir y utilizar los documentos.
2. Competencias del Archivero. En este caso, cuando se hace referencia al archivero en algunos reglamentos aparece un intento de regulación de lacategoría, sistema de acceso y conocimientos que debe acreditar, un fiel reflejo de la falta de normalización de la profesión, una situación que progresivamente debería tender a desaparecer. En lo que se refiere a las competencias junto a las conocidas y asumidas por todo archivo, pueden aparecer: velar por la calidad de los soportes documentales; autoridad para emitir certificaciones; poder delegarfunciones; intervención en todas las fases del ciclo vital de los documentos; preparar al personal de las unidades administrativas en técnicas de archivo; intervención en la propuesta de adquisición de elementos relacionados con la gestión de documentos (sistemas informáticos, papel, equipos, etc.); capacidad para la adopción de medidas que no estén previstas en el Reglamento o para establecer normasespecíficas.
3. Transferencias e ingresos de documentos. Es un epígrafe común a todos los reglamentos y donde la unanimidad en la redacción es también mayor. Las únicas discrepancias respecto a las normas de remisión de la documentación pueden aparecer en la necesidad de concretar una antigüedad mínima en los documentos transferidos al archivo, normalmente de 5 años, o bien, en sentido...