Reglas de clasificacion

1. ¿Para qué son las reglas de clasificación alfabética?
Para cumplir con la finalidad de localizar con rapidez expedientes y documentos, es importante que los títulos que se escriben como encabezamiento de los expedientes estén de acuerdo con las reglas de clasificación alfabética.

2. ¿Cómo se identifican los documentos?
Los documentos se identifican por sus títulos. Este capítulo presentalas reglas para determinar los títulos correctos con que se rotularán las carpetas que posteriormente se llamarán expedientes y como rotular algunas de las guías secundarias o auxiliares, para archivar alfabéticamente los documentos.

3. ¿Con qué términos nos debemos familiarizar para seguir las reglas de clasificación?
Alfabetizar: ordenar los nombres de acuerdo con la secuencia alfabéticade sus letras.
Unidad: se le denomina a cada palabra que forma parte de un título.

4. ¿Cómo se dividen las reglas para hacer más comprensible el sistema de alfabetización?
Nombres de personas.
Nombres de compañías, instituciones, sociedades.
Nombres de bancos, escuelas, instituciones gubernamentales.

5. ¿Cuáles son las reglas para clasificar “nombres de individuos”?
Los nombres seclasifican alfabéticamente comparando la primera unidad de cada nombre, letra por letra. La segunda unidad se tiene en cuenta solamente cuando la primera unidad es idéntica a la otra. La terceras unidades se consideran solamente cuando tanto las primeras como las segundas son idénticas, y así sucesivamente.
El nombre de una persona se divide en nombre de pila y apellidos.
Si antes del apellidoaparece una inicial, se toma como parte del nombre de pila.
Si el apellido es igual en varios nombres, la siguiente letra o palabras nos servirá de base para ordenar.
Si antes del apellido aparecen las partículas: de, del, de la, de los, de las, etc., se principia la inversión desde el primer apellido, aun cuando las partículas aparezcan en mayúsculas.
Si el nombre de pila y el apellido son losmismos, la letra o nombre diferentes nos servirán de clave para ordenar.
-La unidad representada por una inicial va antes de un nombre o apellido que comienza con la misma letra de esa inicial.
-Una unidad más corta precede a una más larga si su raíz es igual.
Si el nombre propio tiene, además, la abreviatura de su profesión, grado militar o eclesiástico, o la expresión padre, hijo, junior (Jr.), seescribe esta abreviatura después de la inversión correcta y entre paréntesis.
Si antes del primer apellido aparecen vocablos extranjeros como: Vo, Van, Fitz, D´, Da, O´, se hace la inversión a partir de dicho vocablo.
En los países de habla hispana, el nombre de la mujer casada o viuda está compuesto por su nombre de pila, su apellido de soltera, seguido de la preposición de o de la palabraviuda (Vda.), y por último el apellido del esposo. Para archivarlos se invierte el nombre, tomando como base el apellido de soltera, porque éste es el que legalmente se reconoce. Sólo en casi de que el apellido de soltera esté indicado con una letra, se tomará en cuenta el apellido del esposo.
Cuando los nombres de individuos son totalmente iguales se consideran entonces la dirección como base parasu ordenación, en el siguiente orden: ciudad, territorio o país; calle o avenida y número de casa o edificio. Los números se consideran en estricto orden numérico consecutivo.

6. ¿Cómo son las referencias para nombres de individuos?
Referencias: ordenar el nombre de la persona de manera diferente a la indicada en las reglas de alfabetización.
Esta referenciase hace en tarjetas y formará partede un índice o catálogo auxiliar.
Escribir en la parte superior de la tarjeta el nombre bajo el cuál podría ser solicitado el documento.
Escribir la palabra “Véase” en la siguiente línea.
Al lado, escribir el nombre bajo el cual están archivados los documentos.
Marcar una X en el extremo superior derecho.

7. ¿Cuáles son las reglas para clasificar “nombres de empresas, instituciones,...