Reglas de codificacion

Regla 1: Orden Alfabético por Unidades:

a. Al codificar los nombres de los individuos es necesario invertirlos. Al invertirlos se escribe en primer lugar el apellido o apellidos seguido del nombre, segundo nombre o inicial.

En los nombres de individuos el apellido paterno se considera la unidad clave o primera unidad de archivo. Al establecer el orden alfabético, si la unidad clave esdiferente, ésta decidirá el orden.

Importante:
*En un sistema computadorizado no se utilizan los signos (comas) en los nombres, pero en un sistema manual debe escribirlos para indicar que el nombre está invertido.
**Cuando la primera unidad de archivo es idéntica, se considera la segunda para decidir el orden. Si la primera y la segunda son idénticas, se considera la tercera unidad y asísucesivamente.


b. Al comparar unidad por unidad, un nombre más corto siempre precede a otro nombre más largo, si la raíz de ambos es idéntica. Esto se conoce como el principio “nada precede a algo”. Este principio se aplica únicamente cuando se compara la misma unidad en nombres diferentes.

c. En los países de habla hispana es una práctica común utilizar dos apellidos en el nombre de unindividuo. El primer apellido se identifica como el apellido paterno y el segundo como el apellido materno. Cada apellido se considera como una unidad de archivo. El apellido paterno es la unidad clave.

d. En países de habla inglesa es costumbre utilizar solamente el apellido paterno. El apellido materno lo utilizan como un segundo nombre o como inicial y lo escriben inmediatamente después delprimer nombre y antes del apellido paterno. Por ejemplo, en el nombre Richard Graham Murray; Murray es el apellido paterno, Richard es el nombre y Graham es el apellido materno; el cual se usa como un segundo nombre. Graham puede representarse también con la inicial G. este nombre se codifica de la siguiente forma; Murray, Richard Graham o Murray, Richard G.

Los apellidos ingleses unidos por unguion se consideran en el mismo orden en que aparecen. El guion lo que representa es que no se separan los apellidos para efectos de inversión. En el sistema computarizado los apellidos unidos por guión se consideran una sola unidad de archivo, puesto que se escriben unidos y sin guión. En el sistema manual los apellidos unidos por guión se escriben tal como aparecen (con guión) y cada apellido seconsidera como una unidad de archivo. Por ejemplo, en el nombre George Parker-Wayne; Parker-Wayne, George sería la manera de codificar este nombre; Parker- (primera unidad), Wayne (segunda unidad) y George (tercera unidad).

*Nota: Es recomendable que si una persona de habla hispana tiene que llenar algún formulario o mantener comunicación escrita con personas u oficinas de países de habla inglesa,escriba siempre un guión entre su apellido paterno y el materno. Esto evitará que inviertan mal su nombre y consideren su apellido materno como si fuera el paterno. Por ejemplo, José Fernández García, debe escribir su nombre así: José Fernández-García.

e. Al clasificar nombres de individuos y firma comerciales y que estén escritos completos en cualquier idioma que no sea español o inglés secodifican tal como aparecen; o sea, no se invierten. Por ejemplo, Chang Chinsum Lik, tiene tres unidades de archivo y se consideran en el orden en que aparecen. Chang es la unidad clave.


Regla 2: Apellidos y Nombres Compuestos:

a. Entre los apellidos y nombres compuesto están aquéllos que son precedidos por un prefijo o tiene preposiciones o artículos como parte del nombre. Estos prefijos,preposiciones o artículos siempre se consideran parte del apellido o del nombre que les sigue y formarán una sola unidad de archivo.

En un sistema computarizado los apellidos o nombres compuestos se deben escribir sin espacio entre ellos y se elimina cualquier apóstrofo. En un sistema manual se escriben separados y se utilizan los apóstrofos entre los prefijos y el resto del apellido....