Reglas para archivar




ÍNDICE:






1. Reglas para archivar……………………………………………………………………………………….……… pág. 1
2. Reglas para archivar……………………………………………………………………………………………….. pág. 2
3. Tipos de Documentos……………………………………………………………………………………….….… pág. 3
4. Ejemplos de Documentos………………………………………………………………………………..…..… pág. 4


1 Reglas para archivar.
Para cumplir con la finalidad de localizar con rapidezexpedientes y documentos es importante que los títulos que se escriben como encabezamiento esten de acuerdo con las reglas de clasificación alfabética. Los términos que debemos famialiarizar son:
Alfabetizar: es ordenar los nombres de acuerdo con la secuencia alfabética de sus letras.
Unidad: se le denomina a cada palabra que forma parte de un título.
La reglas se dividen en 3 grupos:
1. Nombres depersonas:
Los nombres se clasifican alfabéticamente comparando la primera unidad de cada nombre letra por letra. La segunda unidad se tiene en cuenta solamente cuando son identicas las primeras, y así sucesivamente con las demás unidades.
El nombre de un individuo se divide en nombre de pila y apellido. Para ordenar alfabéticamente los nombres de personas se colocan primero los apellidos y luego losnombres de pila separados por una coma, a esto se le llama trasposición.
Si antes del apellido aparece una inicial se toma como parte del nombre de pila.
Si el apellido es igual en varios nombres, la siguientre letra o palabra nos servirá como base para ordenar.
Si antes del apellido aparecen partículas: de, del, de la, de los, etc… se principia la inversión desde el primer apellido, aúncuando las partículas aparezcan en mayúsculas.
Si el nombre de pila y el apellido son los mismos, la letra del nombre o la del apellido comiencen con la misma letra de esa inicial.
La unidad representada por una inicial va antes de un nombre o apellido que comienza con la misma letra de esa inicial.
Si el nombre propio tiene, además la abreviatura de su profesión, grado militar o eclesíastico. Seescribe una abreviatura después de la inversión correcta y entre paréntesis.
Si antes del primer apellido aparecen vocablos extranjeros se hace la inversión a partir de dicho vocablo.
En países de habla hispana el nombre de la mujer esta compuesto por su nombre de pila, su apellido de soltera, seguido de su preposición de o de la palabra viuda (vda.) y por último el apellido de su esposo. Paraarchivarlos se invierte el nombre, tomando como base el apellido de soltera, solo en casos de que el apellido de soltera este indicado con una letra se tomará en cuenta el apellido del esposo.
Cuando el nombre de individuos son totalmente iguales se considera entonces la dirección como base de su ordenación, en el siguiente orden: Ciudad, territorio o país, calle o avenida y no. de casa o edificio.2. Nombres de compañías, instituciones, sociedades.
Si hay una coma no existen cambios.
Cuando el título es el nombre completo de un individuo, se invierte el nombre y el resto de la razón social se escribe a continuación. Debe hacerse una referencia.
Si en el ti tulo aparecen las conjunciones (y, o, e, &), preposiciones (de, sobre, por el, contra) y artículos (el, las, los) no sufrencambios.
Si al inicio de un título aparecen the, el, la, los, las o la abreviación de compañía “cia.” o “co.” Se colocan al final del nombre entre parentesís.
Cuando en el título aparece una palabra genérica como: zapatería, farmacia, restaurant, salón de belleza, etc… no sufre una transposición, siempre y cuando se tenga uno o dos expedientes dentro de la gaveta.
El nombre de sociedades,corporaciones e instituciones o cualquier nombre, extranjero que no sea inglés se escribe tal como aparece y se archiva.
Cuando una palabra termina en “s”, seguida o precedida de un apostrofo (s´ o ´s) permanece tal como esta en la razón social.
Cuando hay títulos de empresas o instituciones con nombres iguales se considera la dirección para decidir el orden alfabético.
Cuando una firma o institución...