Reibo Y Despacho De Documentos

ADMINISTRACION DOCUMENTAL 332000

TUTOR
GUSTAVO ADOLFO GIRALDO CARDONA

POR:

JORGE EDUARDO GONZALEZ PRADA

20 DE OCTUBRE DEL 2012

ADMINISTRACION DOCUMENTAL 332000

TEMA 7. RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

NORMAS DE EMBALAJE Y TRANSPORTE DE DOCUMENTOS

EMBALAJE.

Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión y foliación, se procederá al embalaje o empaque así:-Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.
-La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que no solo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso.
-Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos haciaarriba unos seguidos de otros, los de gran formato deberán colocarse horizontalmente unos encima de otros y rellenar los espacios vacíos con bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco.
-Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario.
-Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar visible, con marcador sobre un rotulo.
En caso dematerial cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado de conservación con miras a establecer el sistema de embalaje más adecuado para su transporte; el traslado se hará en tubos, guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas.

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

COMO EN ESTOS MOMENTO NO ESTOY TRABAJANDO ME ENCUENTRO DESEMPLEADO, ENCONTRE EN INTERNET ESTA INFORMACION SOBREEL RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS, ESPERO QUE LOS COMPAÑEROS LES SIRVA COMO APOYO Y LO LEAN VIENE BIEN EXPLICADO SOBRE LOS PROCEDIMIENTOS DE RECIBO DE DOCUMENTOS.

RECIBO DE DOCUMENTOS.

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Es preciso disponer  de un control que permita comprobar el recibo y tramitación de los documentos que llegan a la empresa.  De lo contrario, es muy difícilestablecer responsabilidades por parte de las personas encargadas.

Por tanto, es necesario canalizar el recibo a través de una sola persona u oficina y establecer normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la empresa. 

CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA:

La correspondencia que llega a la empresa puede clasificarse en:

v Correspondencia personal

v Correspondenciapublicitaria

v Correspondencia empresarial

1.     CORRESPONDENCIA PERSONAL
 
 
EN EL SOBRE GENERALMENTE, APARECE IMPRESA LA PALABRACONFIDENCIAL O PERSONAL.

2.  CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA

FOLLETOS, REVISTAS O PLEGABLES, QUE LLEGAN A NOMBRE DE LA EMPRESA, DE SUS DIRECTIVOS O EMPLEADOS

3.  CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL

VIENE DIRIGIDA, CON LOS DATOS COMPLETOS, A DIRECTIVOS OFUNCIONARIOS DE LA EMPRESA.

PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RECIBIR

-          Correspondencia personal

No debe abrirse. Se imprimirá la fecha de recibo en el sobre y se envía al destinatario.

-          Correspondencia publicitaria

Si  los folletos, revistas o plegables están dirigidos a la empresa , se les imprime la fecha de recibo y se envían a la dependencia interesada de acuerdo con elcontenido de la publicación.

Los que vienen dirigidos a personas, se les imprime la fecha en el sobre y se envía al destinatario respectivo.

-          Correspondencia empresarial

Se verifica si los datos del destinatario corresponden a los de la empresa.  Si no es así, se devuelve al mensajero o correo correspondiente.

APERTURA DE SOBRES

Para abrir los sobres se utilizan tijeras y secortan por el lado derecho del sobre, colocando de  frente.  Luego se procede a comparar:

-    La fecha que trae el documento con la  impresa por el correo en el sobre. Si son muy distanciadas, es prudente adjuntar el sobre al documento con un gancho de plástico.

-    La firma manuscrita del remitente, si no aparece el documento no tiene validez y debe devolverse.

-    La dirección del...