Reingeniería

UNIVERSIDAD AMERICANA

MAESTRÍA EJECUTIVA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PROYECTO DE CURSO: REINGENIERÍA DE PROCESOS

Asignatura: Administración de la Calidad y la Tecnología

Catedrático: José Pablo de la Roca Robinson

Elaborado por:

Bosco Ruíz
Christian Reyes
Claudia Ríos

Managua, 02 de Junio de 2012
ETAPA I: PREPARACIÓN

1.1 Determinar la necesidad
En el presentedocumento, se analiza la situación actual de la empresa Almacenadora de Exportaciones S.A. (ALMEXSA), sociedad nicaragüense dedicada a brindar servicios de Almacén Fiscal, Agencia Aduanera y Almacén General de Depósito. Posteriormente, se analiza el problema específico que radica principalmente en la falta de comunicación y tardanza de enviar, grabar y emitir el documento denominado Registro deEntradas y Salidas de Almacén, en lo sucesivo llamado RESA.

Actualmente el proceso de emitir el RESA toma 2 horas, cuando debería tomar 45 minutos aproximadamente; dado que muchas veces Aduana, que es el ente regulador, toma su tiempo en hacer su gestión propia, la cual consiste en replicar la información recibida por parte del almacén fiscal.

1.2 Consenso Ejecutivo
Dada la malaejecución del proceso, se ha tomado la decisión de reunir a todo el equipo de bodega, almacén fiscal, administrativo y logístico para mejorar la ejecución del mismo, puesto que el factor tiempo es lo más fundamental en nuestra empresa para lograr la satisfacción de nuestros clientes.

Hemos llegado a la conclusión en consenso, que es necesario agilizar el proceso y reducir el tiempo mediante unmonitoreo sistemático del mismo, en el cual se verificará el inicio del descargue de la mercadería y la entrega del documento en las oficinas del almacén fiscal, listos para empezar a grabar y emitir el RESA.

Una vez la información haya sido suministrada en tiempo y forma a las oficinas donde se registra y graba el ingreso de la mercadería de cada cliente, se deberá reducir el tiempo al menos 1hora, adicionalmente, en relación a la entrega del reporte de la bodega, se deberá hacer inmediatamente una vez sea descargado cada contenedor.

Se contratará a una persona para que realice la gestión específica de llevar la documentación de la recepción de la mercadería hacia las oficinas donde se digita, graba y envía el RESA.

1.3 Capacitar al Equipo
Definitivamente, nuestra empresapresenta problemas serios en el proceso que actualmente ejecuta, esto se debe a que nuestro personal de bodega no se ha capacitado en varios años, ni tampoco se les ha motivado a hacer conciencia que lo más importante para la empresa son nuestros clientes y la atención que les brindaron traducida en tiempo. Por tanto, la gerencia ha decidido en consenso con todos nuestros colaboradores que por unperíodo de tres meses, los días sábados por la tarde (de 2pm a 5pm) de cada mes, se enviará a todo el personal de bodega a recibir una capacitación enfocada en atención al cliente y procesos logísticos, dándoles todas las facilidades a nuestros empleados como recorrido, refrigerio y un diploma de participación.

1.4 Planificar el cambio
Es necesario para nosotros y de vital importancia quehaya una comunicación a priori con todos los empleados, donde se les presente la problemática global, las consecuencias que está ocasionando el problema de los tiempos y cómo esto afecta a cada uno de los colaboradores y clientes. De igual forma, es importante para nosotros crear consciencia que es necesaria una reestructuración en los procesos actuales a fin de conseguir una mayor eficiencia ycalidad en la atención al cliente y tiempos de respuesta, logrando garantizar la satisfacción del cliente y mantener el prestigio que la empresa tiene en el mercado.

Esta comunicación a priori al proceso de reingeniería, reducirá la resistencia al cambio, puesto que todos los empleados se sentirán parte del proceso y se les dejará claro que esta reingeniería es para lograr optimizar la eficiencia...