Relacion de cobranzas con otros departamentos

El departamento de crédito y cobranza tiene una relación funcional con todos los departamentos de la empresa, con algunos de ellos esta relación es continua y reviste gran importancia, con otros, es ocasional y de menor importancia, pero en ambos casos el no atender y establecer adecuadamente esa relación ocasiona a la empresa conflictos y pérdidas considerables.
El departamento de crédito debeorganizarse de tal forma que toda la empresa reciba los máximos beneficios de la diversidad de talentos y experiencias de sus miembros. Si se usa con acierto el departamento de crédito y cobranza deberá tener contacto con todas las funciones de un negocio.
Relación con los departamentos de mercadotecnia y ventas
El departamento de ventas sabe con absoluta certeza que una venta no es tal entanto no se haya cobrado su importe, y el departamento de crédito sabe que su función no debe entorpecer a la de ventas y que debe conservar al cliente como tal.
A pesar de todo, podría producirse algún motivo de fricción entre el departamento de ventas y el de crédito, a menos que entre ambos exista un entendimiento inteligente. Al vendedor no le gusta perder una venta porque el departamento decrédito no considera al cliente un riesgo de crédito satisfactorio. Por su parte, al personal de crédito no le gusta que se le pida aprobar un crédito para un cliente de su estima; representa un riesgo considerable para la empresa.
Normalmente, los departamentos de venta y de crédito y cobranza colaboran estrechamente por conseguir lo los mismos objetivos: aumentar las ventas venturosas, reducir laspérdidas por cuentas malas e incobrables y en consecuencia, elevar las utilidades de la empresa.
La obtención de un buen volumen de ventas con el mínimo de ventas y gastos depende de una decisiva cooperación entre ambas funciones.
Coordinación con la función de finanzas y tesorería
El departamento de crédito es una fuente incalculable de información financiera. He aquí algunas de las formas deproporcionarlas:
1.- el conocimiento que el departamento de crédito y cobranza posea sobre el giro de sus clientes, para poder determinar las necesidades financieras de corto plazo de la empresa.
2.- el conocimiento de las tendencias financieras, para sugerir nuevos métodos.
Las responsabilidades financieras del departamento de crédito y cobranza comprenden la aprobación de créditos, ampliaciónde límites de crédito, la cobranza de la cartera y las operaciones relativas que incrementen y conserven parte de los activos de las empresas. A fin de realizar satisfactoriamente estas tareas, será preciso que el departamento de crédito y cobranza estudie en forma continua las condiciones y tendencias economías; así estará en posición de proporcionar valiosa información a otros segmentos de laempresa.
Además debe proporcionar información para los pronósticos de caja y otros análisis vitales a la gerencia financiera y de planeación. Todas estas funciones deben ser consideradas y previstas al establecer el departamento de crédito y cobranza.
Relación del departamento de crédito con el de compras y producción
El comprador siempre esta interesado en la calidad y el precio de los materialescomprados. Igual importancia tiene la posibilidad de sostener un flujo constante y puntual del material o producto requerido por el abastecedor. La debilidad financiera de un proveedor puede, a la larga, interrumpir la producción en la propia empresa por la imposibilidad de abastecer lo solicitado en la calidad y cantidad solicitadas. Por esta razón, la mayoría de las empresas investiga a fondo asus proveedores más importantes. El personal de crédito esta adiestrado para juzgar la solides financiera de un proveedor, así como para obtener información sobre sus antecedentes y capacidades.
No basta saber que el proveedor de un producto o servicio es el de adecuado, ni que cuenta con las instalaciones y experiencia para la producción solicitada, a menos que la estabilidad económica y...