Relacion interdepartamental

La Relación Interdepartamental
Como en toda empresa el éxito se logra con el trabajo en equipo que en este caso particular no solo es importante el trabajo del equipo de a y b sino entre los diferentes departamentos involucrados en la gestión de eventos.
Podríamos decir que la misma comienza con el primer contacto que tendrá el cliente con nuestro hotel que generalmente se realiza a través deventas de banquetes o catering como comúnmente se denomina al área responsable de la venta de eventos.
Esta área será la responsable de la venta de salones, de servicio de catering, de habitaciones y demás servicios que el cliente necesite contratar para la realización de su evento.
Otro departamento fundamental es el de a y b que es quien será responsable de la operación del evento en dondeestará involucrada la cocina, responsable del costeo del menú y la elaboración del mismo;  el servicio a cargo del gerente de banquetes; stewarding, quienes preparan el equipo que utilizara tanto cocina como servicio y realizara el montaje de sillas, mesas, tarimas, etc., así como también se encargara del lavado de utensilios y la limpieza de cocinas.
Habitaciones también estará involucrada en lagestión de banquetes ya que en caso que los clientes se hospeden en el hotel tendrá que brindar el servicio de housekeeping, lavandería, miniares y limpieza de aéreas publicas.
Mantenimiento quien será responsable del buen funcionamiento de equipos, luminarias, refrigeración/calefacción, conexiones especiales que haya que realizar.
Seguridad, quienes velaran por el cuidado de las pertenencias delos clientes/huéspedes y del hotel.
Recepción, quienes brindaran tanto el servicio a quienes se hospede como información sobre el evento que se está realizando y lugar donde deben concurrir los participantes. Telefonía recibiendo las llamadas, los vales estacionando los autos de los participantes, el doorman dando la bienvenida a cada uno de los participantes del evento.
RRHH, quienes en caso detener que contratar personal extra serán los responsables de contactar a los empleados y previamente habrán capacitado a ese personal.
Prácticamente todos los departamentos del hotel deberán trabajar en equipo para lograr el éxito del evento.
Formas de contactar a un cliente
 
El departamento de marketing/  ventas tendrá un plan de comunicación de eventos organizados por el hotel como podríanser festivales, noches temáticas, fiestas de navidad y año nuevo que se realizará a través de  diferentes medios: prensa, periódicos, flyers en las habitaciones y áreas públicas del hotel, radio, pagina web, mailing,etc; y también contará con una carpeta de banquetes con información sobre opciones de eventos para los clientes que deseen realizar eventos en la propiedad o fuera (outside catering). La forma en que llegará a comunicar estos servicios a los clientes externos podrían ser diversas: visitas a empresas ofreciendo los servicios del hotel para congresos, recepciones, etc.; carpeta con información sobre los salones, menús, etc. y también habrá clientes que lleguen por el boca a boca (recomendación de otros clientes) o porque hayan utilizado los servicios del hotel en forma personal yles haya agradado el servicio y las instalaciones.
 
 
 
 El primer contacto
 
El mundo de los eventos brinda posibilidades infinitas, abre caminos, tendencias y modas que permiten en algunos casos rescatar la nostalgia o aplicar la tecnología que se renueva diariamente. Para ello es importante determinar cuál es el objetivo del evento.
El primer contacto en un hotel con el cliente lorealizará la persona responsable de ventas de banquetes. Dependiendo de la estructura del hotel quién venda el evento podría ser el staff de ventas o bien dentro del departamento de alimentos y bebidas, existe el área de catering que se encarga de la venta de eventos, esta tarea la realizan las coordinadoras de ventas o eventos.
La persona que se encargue de la venta de eventos deberá conocer el...