Relaciones Humanas
Factores que influencian el costo total de propiedad
de los recursos de copia/impresión
Objetivo
Este documento busca analizar el verdadero costo de cada impresión. Dentro del término de
“impresión” se deberá entender las impresiones emitidas y/o páginas procesadas desde impresoras de
tinta, impresoras láser, copiadoras, multifuncionales, escaners y/ofaxes. Con frecuencia se hará
referencia a “impresoras” o “dispositivos” de impresión, dentro de cuyo rubro se deberá incluir todos
los equipos como impresoras de tinta, impresoras láser, copiadoras, multifuncionales, escaners y/o
faxes.
Calculando y reduciendo el costo de imprimir
La “oficina sin papel” fue un concepto útil, pero una terrible predicción. Las redes, el Internet, el email
ylos avances en telecomunicaciones dan acceso a los usuarios a cada vez más información que
incrementalmente se presenta de manera gráfica. Mientras el flujo de información acelera, se
producen cada vez más documentos impresos, y la vida útil de estos documentos es cada vez menor.
Es una realidad que cada día se producen más documentos impresos en papel.
El costo de las flotillas de dispositivos/ equipos de producción de documentos (copiadoras, impresoras,
escaners y faxes), su operación, consumibles y mantenimiento con frecuencia representan 1-3% del
ingreso anual de una organización. Son pocos los profesionales que saben cuánto gastan en
impresión, o cómo pueden reducir sus costos.
Muy pocos son los departamentos de TI que dan seguimiento a los costos de impresión. Sin embargo,conocer los costos de impresión es imprescindible para poder reducirlos. Al cuidadosamente evaluar
los costos totales de impresión – el costo del equipo, sus consumibles, soporte y mantenimiento a lo
largo de la vida del dispositivo – una organización obtiene la base de un plan para significantemente
reducir sus costos.
Costo Total de Propiedad (CTP) es un método de cálculo diseñado para ayudara los usuarios y
administradores a determinar los costos directos e indirectos, así como los beneficios, relacionados con
la compra de equipos de producción de documentos. Afortunadamente ya se han identificado las
principales categorías de costos asociados con el CTP de los recursos de producción de documentos.
¿Qué afecta el CTP?
Entender los factores que contribuyen al CTP de losrecursos de producción de documentos es el primer
paso a la reducción de costos:
1. Proporción de equipos a usuarios
Las organizaciones promedio tienden a tener muchas más impresoras de lo necesario, con una
proporción promedio de impresoras a usuarios de una impresora por cada 4.4 personas. En
parte esto se debe a que el precio de los equipos de impresión personal se ha reducidosustancialmente. O, puede ser por que muchas veces cuando un equipo viejo es reemplazado
por un equipo nuevo, el equipo viejo se reutiliza en oficinas particulares. El problema, en
ambos casos es que entre mayor sea el número de equipos operados por una organización,
mayor el gasto en consumibles, mantenimiento, soporte y administración.
2. Uso de equipos de escritorio vs. equipos departamentales
Este temaestá muy relacionado a la proporción de impresoras a usuarios. Como ha bajado
sustancialmente el costo de impresoras individuales de escritorio, usuarios las están utilizando
en lugar de equipos departamentales o de grupos de trabajo. Es fácil intentar justificar estos
equipos pensando en el bajo costo de los equipos personales. Hay quienes argumentan que
equipos individuales incrementan laproductividad por que los usuarios no desperdician tiempo
caminando a equipos compartidos. Estas son falacias. El precio de compra de equipos
individuales de escritorio es mínimo en importancia a lo largo del tiempo, considerando el
costo de consumibles como cartuchos de toner y tinta, los cuáles tienden a resultar en un
costo por impresión mucho más alto en equipos personales que en equipos...
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