Relaciones Publicas

Organización del Trabajo

Las funciones del secretariado antiguamente estaban limitadas a labores propias del registro y ordenamiento de documentos. Hoy este profesional ha ingresado transversalmente al equipo de gestión de la empresa. Sus funciones se han ampliado con una participación activa en su estructura organizacional y comunicacional.
El secretario/a desempeña un cargo muy importantedentro de las actividades de una oficina, es parte significativo como apoyo de la jefatura y como coordinadora entre los diversos componentes de la cadena y como facilitadora del flujo de información.
Dentro de la organización, el secretario/a presta sus servicios a gran cantidad de cargos y equipos que se relacionan directamente con el área o departamento que el jefe dirige.
La principalresponsabilidad de coordinación que realiza el secretario/a dentro de las actividades se relaciona con la facilitación del flujo de información entre los diversos agentes implicados en los procesos de su empresa, estas son:

1. Gestionar las comunicaciones internas y externas
• Recepcionar, traspasar y ejecutar llamadas telefónicas.
• Recepcionar, registrar y distribuir la correspondencia.
•Registrar y despachar correspondencia.
• Atender público y entregar información de carácter general.

2. Organizar y ejecutar actividades administrativas
• Llevar agenda diaria de actividades.
• Solicitar reposición de materiales necesarios para el funcionamiento de oficina.
• Coordinar entrevistas, reuniones y eventos.
• Ejecutar tramitaciones internas y atender situaciones emergentes.
•Efectuar el arqueo diario de caja chica.
• Gestionar viajes nacionales y/o internacionales.
• Coordinar las tareas auxiliares.

3. Organizar, mantener y controlar el archivo de la oficina
• Archivar correspondencia y otros documentos.
• Localizar y organizar la información en carpetas.
• Mantener actualizada la información.
• Mantener la confidencialidad de los documentos.Planificación del Trabajo

Planificación

La planificación es un proceso gradual y vital , por el que se establece el esfuerzo necesario para cumplir con los objetivos de un proyecto en un tiempo u horario que se debe cumplir para que la planificación sea exitosa. En este proceso permite además, refinar los objetivos que dieron origen al proyecto.

Diversas formas de organizar el trabajode forma general:

1-Fijación de prioridades: El jefe frecuentemente ayuda a elaborar la agenda y a determinar las actividades más importantes. Lo importante después será ordenar el trabajo citas, llamadas y prioridades, en la medida que se domina el trabajo se identificaran la importancia de las tareas para así ratificarlas con el jefe el cómo y el cuándo. Muchas veces un trabajo para el quese le había determinado un espacio en la agenda, sin que esté consciente de ello, se pide que lo interrumpa para hacer alguna otra cosa, es un tema discutible para así definir la tareas más necesaria. Para ello surgen 3 interrogantes que son :

¿ Qué es lo más urgente ?: Esas tareas que no pueden dejar para más tarde, o que se tienen que ser realizadas en un momentoespecífico. Que una actividad sea urgente no se significa necesariamente que sea la más importante. Por ejemplo " Llámame antes de las 12 horas " es urgente ya que se refieres a una hora determinada, o cambiar el cartridge de la impresora que está vacío puede ser urgente , puesto que te incapacita para imprimir los documentos y/o correspondencia.

¿ Qué es importante ?: Estas son las tareas que debenhacerse. Su importancia la determinará el jefe y el secretario/a. Esta clase de actividades pueden ser de vital importancia para mantener el orden diario, algunas tareas importantes pueden ser actividades que se hacen regularmente como recoger, registrar y entregar el correo, hacer el balance de caja, entre otros.

Imprevistos: Como sucede con todos los planes, lo inesperado puede ocurrir, y...