Reporte

UNIDAD 2.- SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA FUNCIÓN

2.1.- RELACIÓN CON LAS OTRAS ÁREAS DE LA EMPRESA

En la época actual por la que estamos pasando, que es de crisis económica, escases de dinero, precios inestables, dependencia de materia prima importada, así como de tecnología, contracción de mercados, etc., es de vital importancia la eficiente inversión del dinero de una organización, ya quede no hacerlo adecuadamente se presentará la irremediable desaparición de la organización.
Es por eso de la importancia del Departamento de compras, y sobre todo de su sistema de información, ya que sin importar su tamaño y el giro a que se dedique, siempre va a resaltar la función tan trascendente que es la de invertir el dinero presupuestado.
La función de compras ha sido llevada a cabo porpersonas sin una preparación especializada durante mucho tiempo, pero debido a las situaciones cada día más complejas, se requiere de profesionales en esta área y es aquí en donde el profesionista de la administración tiene un campo muy extenso y fértil donde desarrollarse, por la formación que adquiere durante sus estudios profesionales.

La función de compras, que abarca todas las laboresnecesarias para procurarse materiales, abastecimientos y servicios para la organización, se desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la " función " de producción para manufacturar o procesar el producto; con la " función " de ventas de distribuir; y todas las otras " funciones " ejecutando su parte de en el esfuerzo global organizado.

2.2.- LA NECESIDAD DE LA CLARIDAD EN LA INFORMACIÓN DE LAREQUISICIÓN DE COMPRA

La requisición de compra es la forma con la que se solicita al departamento de compras la adquisición de materiales, partes, implementos o servicios, según sea el caso. Es recomendable en este caso, que descripción de los materiales requeridos se haga con toda la claridad posible y en forma minuciosa, para evitar confusiones al momento de solicitar las cotizaciones conlos proveedores.
Los elementos básicos que debe contener, son:
  1.- Persona que solicita el material.

  2.- Departamento.

  3.- Sucursal.

  4.- Fecha en que se formula la requisición.

  5.- Número de requisición.

  6.- Cantidad requerida.

  7.- Descripción clara y exacta del material solicitado.

  8.- Clave (en caso de que haya catálogo).

  9.- Partida.

10.-Unidad de medida (pieza, metros, cajas, kilogramos, litros, etcétera).

11.- Nombre y firma de la persona que formuló la solicitud y el VoBo del departamento            correspondiente.

12.- Observaciones.
Un equipo adecuado de mano de obra experta en compras, para trabajar, negociar y continuar a través de todos los requerimientos de compras, es fundamental. Un adecuado servicio demecanografía debe ser proporcionado al equipo de compras para redactar las requisiciones de cotizaciones, las órdenes de compra y transcribir la correspondencia.  
Las requisiciones de cotizaciones son indispensables para mantener una buena comunicación para el agente de compras, ya que es la base para el desarrollo y la admisión de la orden de compras. La requisición proporciona al comprador laautoridad para comprar los artículos listados en la requisición, por consiguiente es necesario que haya claridad y exactitud en la información,  ya que todas las compras que se hacen implican un desembolso para la empresa y estas se harán en base a dichas requisiciones de cotizaciones.  


2.3.- CONOCIMIENTOS DE ADELANTOS TECNOLÓGICOS Y DETECCIÓN DE OPORTUNIDADES

Una pregunta central paratratar este punto es en relación a qué tanto podemos esperar de la función de compras dentro de la organización.
Como parte de los profundos cambios que las organizaciones han tenido que realizar desde hace algunos años como consecuencia de la transformación de la economía mundial, la función de compras esta cambiando en su propia naturaleza, organización y responsabilidades.
Algunos de los...