Requerimientos de la secretaria

Departamento de Secretaría

1. Misión: Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tereas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir en el área dearquitectura.

2. Objetivos

a. Objetivos Generales:
• Organiza las tareas a nivel del Departamento y ejerce control directo con las actividades de La Ejecutiva de Cuentas, Administrador y en especial conel Arquitecto Jaime Heberto De León Murga.
• Ejecuta actividades con forme a su cargo y a las necesidades de la empresa.
• Brinda asesoría a los niveles de jerarquía superior.
• Colabora en lapreparación y control de programas y proyectos.
• Atiende directamente al cliente en todos sus requerimientos de información.

b. Objetivos Específicos:
• Cooperar con otras áreas y personal de laempresa en lo que estos requieran en cuanto a documentación, (costos y presupuestos, diseño, campo, contabilidad y administración, ejecutiva de cuentas, arquitecto, etc.) y/o materiales.
• Llevar unarchivo impecable donde se encuentren todos los documentos requeridos por el personal de la empresa, del cual ella será encargada de su orden y su mantenimiento.
• Realizar todo tipo de documentossegún requerimientos de los superiores.
• Apoyar al personal con solicitudes de permisos, requerimientos, adelantos, entregas de kits de trabajo, entrega de materiales de oficina y de dibujo, etc.
•Tener un control estricto con las llamadas entrantes.
• Llevar un control con las llamadas que ella realiza y las que el resto del personal realiza.
• Organizar, actualizar y ayudar en la ejecución dela agenda empresarial.
• Revisar que los horarios en las calendarizaciones se estén llevando a cabo según la programación de la agenda.
• Velar por que la hora de entrada y hora de salida se cumplanno solamente para ella sino también para sus compañeros.

3. Funciones

• Atender a cada uno de los clientes de la empresa en sus distintas necesidades desde la primera visita hasta la...