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ESPECIFICACIONES, REQUERIMIENTOS Y PLAN DE SUMINISTROS
1. Introducción
Especificar los requerimientos y planificar el suministro es el punto de partida del proceso de compras y aprovisionamiento. Si no se hace bien, entonces todas las etapas posteriores del proceso serán también defectuosas, por lo tanto es crítico que esta etapa este bien hecha.
Determinar y especificar requerimientossupone ser capaz de responder preguntas como:
¿Que se requiere exactamente( en términos de calidad, tipo, tamaño, entre otros)
¿Cómo se debe probar la calidad?
¿Cuánto se requiere?
¿Cuándo se requiere?
Donde se requiere ser entregado?
¿Cómo debe ser trasportado?
No especificar los productos y servicios correctamente puede traer consecuencias perjudiciales para la empresa como:
Que seinterrumpa el proceso de producción por no estar disponible un artículo cuando es necesario
Un artículo comprado llegue dañado y sea inútil debido a un embalaje inadecuado
Los materiales comprados tengan sustancias que no sean permitidas en el pais por razones ambientales o de salud
La maquinaria pedida puede no funcionar como se esperaba y fallar frecuentemente
La cantidad comprada de un artículopuede ser excesiva conduciendo a los costos innecesarios de mantenimiento de inventario y posiblemente a obsolescencia y desperdicio de recursos.
Saber cómo desarrollar las especificaciones de compra correctamente significara que la empresa minimizará el riego de experimentar estos otros problemas similares en el futuro.
2. ¿Qué se debe especificar?
Es fundamental especificar los requerimientoscorrectamente, ya que es un factor principal y determinante de costo y de efectividad y , en consecuencia, de rentabilidad. Las especificaciones poco claras o incorrectas pueden dar como resultado la interrupción y retrasos en el suministro del producto o como también costos adicionales a raíz de que el producto no se desempeñe como se necesita. Tanto el usuario del producto como el comprador ogerente de compras deben estar familiarizados con los requerimientos.
Tipos de Requerimientos:
Requerimientos operativos
Son aquellos que se necesitan para mantener la organización funcionando a diario, tales como componentes para una línea de producción, insumos de mantenimiento o material propio de oficina. Generalmente son usados o consumidos en el transcurso de un año.
Requerimientos decapital
Son activos que no se consumen en el funcionamiento diario de la organización y que tienen una expectativa de vida de más de una año como por ejemplo fotocopiadoras , vehículos de entrega, maquinarias , edificios, etc.
Requerimientos de producción
Son aquellas compras que forman parte directa y de los bienes de producción por una empresa o bien están directamente involucrados en el procesode producción. Incluye materiales, equipos relacionados a la producción.
Requerimientos de no-producción:
Son aquellos que no forman parte directa de los bienes producidos por una empresa ni forman parte del proceso de producción, incluye materiales de mantenimiento, reparación y operaciones y suministros de oficina.
Que se puede especificar?
Se refiere a toda la información que se necesitacomunicar al proveedor para que este satisfaga nuestra necesidad.
Existen elementos que nos ayudaran a saber que se puede especificar como lo es:
a) Especificación del producto requerido: aquí se pueden observar los aspectos tales como el nivel de calidad, funcionalidad, diseño, capacidad, fiabilidad, facilidad de uso, durabilidad, documentos de garantía, embalaje y trasporte.
b) Especificaciónde la cantidad y entrega: Especificar la cantidad y entrega supone definir cuanto se requiere de un determinado bien o servicio y cuando y donde se necesita que sea entregado por el proveedor.
c) Especificación del servicio y nivel de respuesta del proveedor: Los compradores pueden especificar los niveles requeridos de apoyo y servicio que deben ser prestados por el proveedor, usando medidas...