Requicion de compra

Requisición de compra
Objetivo. Establecer los criterios para llevar a cabo la adquisición de bienes y servicios que permitan garantizar a la empresa las mejores condiciones de costo, calidad, funcionalidad, suministro y oportunidad.
Mantener control de los pedidos realizados por personal autorizado de cada unidad, departamento o proyecto.
Depurar adecuadamente a los suplidores para realizarcompras bajo las mejores condiciones del mercado, en cuanto a precios, calidad y servicios.
Alcance.
La requisición de compra la puede llenar cualquier departamento siempre y cuando cumpla con las especificaciones y firmas necesarias los departamentos que cubren las firmas y la aceptación de la requisición antes de que llegue al departamento de compra son: producción, ventas, finanzas,relaciones humanas.
Políticas
* El Formato de Requisición de Compras deberá ser llenado y enviado por el departamento solicitante a la administración, quien controla el presupuesto de compras y solicita cotizaciones.
* El Formato de Requisición de Compras deberá contener la descripción y las especificaciones claras de los materiales, productos y servicios a ser adquiridos.
* El Formato deRequisición de Compras deberá especificar a qué renglón del presupuesto se hará el cargo correspondiente.
* El Departamento de Compras es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercancía, órdenes de compra, y trámites de pago.
* Los contratos y acuerdos de compra de cualquier naturaleza que comprometanal la empresa, sólo podrán ser firmados por el personal autorizado del Departamento de Compras y el que éste determine en los procesos establecidos.
* El Departamento de Compras no es responsable de determinar la cantidad, calidad o el tipo de materiales solicitados, salvo para asesorar al usuario.
* Es responsabilidad del Departamento de Compras documentar todas las operaciones de comprapara satisfacer las necesidades fiscales y de auditoría de la empresa.
* Es responsabilidad de Compras decidir la mejor alternativa respecto a los proveedores en cartera, cualquier alternativa sugerida por el usuario deberá ser evaluada.
* Una vez hecha la requisición, se hace la cotización y el apartado presupuestal correspondiente.

Procedimientos.
La requisición deberá llenarse demanera clara y sin tachaduras o enmendaduras, de lo contrario perderá validez y será rechazada.
Se deberá acompañar a la requisición de al menos una cotización de referencia, original, en papel membretado de la empresa y vigente (no mayor a dos meses), la cual deberá contener los datos completos de la empresa que la expide (razón social, dirección y teléfonos, así como contacto que emite lacotización), numerados cada uno de los bienes con su correspondiente descripción, indicando el precio unitario y total, deberá estar en moneda nacional y con el i.v.a. desglosado.
Cuando la requisición comprenda la adquisición de bienes con distintos precios, se deberá ajustar a la tabla de aplicación para desglosar los montos por partida a afectar.
Existen 2 tipos de requisición que maneja la empresaRequisición de precio Estimado: Se utilizara para costos y tiempos estimados en un proyecto.
Referencia. Anotación
1) Hoja no. El número de hojas que integran la requisición de compra, p. ej. 1 de 4, 3 de 6 
2) Requisición no. Espacio utilizado por la Unidad de Proceso Administrativo en el que se asigna el folio único que le corresponde a la requisición.
3) Fecha. Indica el día,mes y año de la elaboración de la requisición.
4) Área. Anotar el número indicado en el catálogo presupuestal vigente.
5) Departamento. Nombre completo de la entidad conforme al organigrama.
6) Subdepartamento. Nombre completo de la subdepartamento en su caso.
7) No. El número progresivo correspondiente a cada uno de los bienes solicitados
8) Cantidad. El número que indique la...