requisitos administrativos

REQUISITOS ADMINISTRATIVOS DE LOS DOCUMENTOS.

Para que una empresa pueda operar de manera efectiva, es necesario que la misma, establezca un mecanismo adecuado de control sobre las finanzas, el cual consistirá en el manejo de documentos administrativos tales como:

• Reportes de facturación expedida a los clientes
• Control de gastos generados durante la operación
• Control de cuentas porcobrar y cuentas por pagar
• Control de caja chica
• Control de préstamos, entre otros

Estos documentos permiten al administrador llevar un control sobre los movimientos financieros de la empresa; así mismo determinar un informe sobre las utilidades generadas en un periodo determinado, ya que el manejo de las finanzas es un punto muy importante en la empresa.
Cuando se tiene el control y sesabe que es lo que se esta haciendo con la inversión, se pueden hacer planes a futuro y cumplir con los objetivos fijados en la empresa solo por el hecho de tener un buen control administrativo de esa información financiera, que servirá mas adelante para una buena toma de decisiones con respecto a los gastos e inversión de la misma.

Para ellos los documentos deben cumplir con ciertosrequisitos indispensables, para que la información contenida en los estados sea de fácil entendimiento, para aquella persona que la consulte entre estos requisitos se encuentran:

 Diseñar un formato general en la empresa que contenga la información necesaria para su análisis financiero.
 Verificar que al momento de elaborar el documento se cumplan con las políticas que se establecieron en unprincipio.
 Todos los documentos cuenten con nombre y firma de los responsables.
 En formato que se diseñe se debe mantener siempre actualizado, en caso de haber modificaciones en las políticas dela empresa.
 Cuando se tiene el control y se sabe que es lo que se está haciendo con la inversión, 

CONCEPTO
La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarseen documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.
FUNCIONES
Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:
1.- Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de lasactuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
2.- Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración. Dichacomunicación es tanto interna - entre las unidades que componen la organización administrativa - como externa - de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.
CARACTERISTICAS
Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo.
Producen efectos
No cabe calificar de documento administrativo aaquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.
Son emitidos por un órgano administrativo
El emisor de un documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que integran laorganización de una Administración Pública
Su emisión es válida
Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.

 
Tipos de documento
Los documentos administrativos de utilización más común en la tramitación de cualquier procedimiento administrativo pueden incluirse dentro de...